lĩnh vực đầu tư

Các Tiêu Chí Và Quy Trình Đánh Giá Nhà Cung Cấp

How To Choose The Right Supplier

Việc có một danh sách với các tiêu chí và quy trình đánh giá nhà cung cấp rõ ràng, khoa học sẽ giúp nhà đầu tư lựa chọn nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty, đồng thời hạn chế rủi ro và lãng phí.“

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Mục đích đánh giá nhà cung cấp là nhằm lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp, đảm bảo các mục tiêu đề ra mà không làm ảnh hưởng, gián đoạn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhà đầu tư.

  1. Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cung cấp

Một trong những mối quan tâm hàng đầu của người mua hàng là chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.

Đối với Sản phẩm thì phải đảm bảo tính thẩm mỹ, hình thức, cảm giác, âm thanh… phải đáp ứng được yêu cầu hoặc quy chuẩn chất lượng riêng của nhà đầu tư. Thời gian sử dụng, vận hành sản phẩm là bao lâu, tỷ lệ phần trăm hư hỏng trong lô hàng bao nhiêu là chấp nhận được… cũng cần cân nhắc. Việc tham khảo hàng mẫu, hàng đã sản xuất, dây chuyền sản xuất, các dự án đối tác đã thực hiện, các chứng chỉ do các bên độc lập uy tín cấp… sẽ giúp nhà đầu tư có cái nhìn toàn diện hơn về nhà cung cấp.

Đối với cung cấp dịch vụ, cần xem xét về năng lực của nhân sự cung cấp trực tiếp dịch vụ, các công cụ hỗ trợ trong quá trình cung cấp, nội dung tư vấn cần rõ ràng, minh bạch, việc hỗ trợ nhà đầu tư ở giai đoạn đầu trước khi hợp tác, hoặc mức độ tiệm cận của các gói dịch vụ đề xuất với yêu cầu của nhà đầu tư cũng là các yếu tố cần xem xét.

  1. Tính pháp lý của nhà cung cấp

Để xem xét nhà cung cấp có đủ khả năng thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp hay không, thì bên cạnh năng lực về tài chính, yếu tố pháp lý là điều mà nhà đầu tư có nhu cầu không thể bỏ sót trong quá trình xem xét lựa chọn nhà cung cấp.

Trước hết, nhà đầu tư hãy kiểm tra ngành nghề của nhà cung cấp đã được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, bên cạnh đó với mỗi ngành nghề đặc biệt sẽ kèm thêm các điều kiện riêng thuộc về giấy phép chuyên ngành, mà chúng ta hay gọi rằng giấy phép con.

Kiểm tra tiêu chuẩn về sản phẩm mà nhà cung cấp đã công bố, theo đó một số mặt hàng sẽ có văn bản công bố về tiêu chuẩn chất lượng hoặc văn bản đăng ký lưu hành, đây là những văn bản ghi nhận các tiêu chuẩn mà hàng hóa của nhà cung cấp cần đáp ứng. Các tiêu chuẩn này cần được ghi nhận ngay trong hợp đồng mua bán giữa các bên là cơ sở để yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm khi sản phẩm không đảm bảo tiêu chuẩn đã cam kết.

  1. Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ

Việc đảm bảo hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp có tính ảnh hưởng quyết định đến kế hoạch kinh doanh của nhà đầu tư. Vì vậy, nhà cung cấp cần phải đảm bảo và có độ uy tín trong thời gian và số lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp.

Các tiêu chí cần đánh giá như:

  • Thời gian thực hiện đơn hàng: từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng đảm bảo được lịch đề ra;
  • Giao đúng, đủ hàng, và đúng chất lượng như đã cam kết;
  • Tính thích ứng và linh hoạt: khả năng thích ứng của nhà cung cấp với các yêu cầu khác nhau của nhà đầu tư, hoặc linh hoạt khi bị yếu tố khác tác động dẫn đến việc phải thay đổi so với yêu cầu ban đầu;
  • Sự chủ động của Nhà cung cấp trong việc thông tin đến nhà đầu tư để đảm bảo việc liên lạc thông suốt, nắm bắt các vấn đề phát sinh để giải quyết kịp thời.

Các đánh giá từ những khách hàng đã sử dụng qua dịch vụ cũng có thể được tham chiếu để làm cơ sơ đánh giá nhà cung cấp.

  1. Giá cả và phương thức thanh toán

Giá của sản phẩm/dịch vụ cần mang tính cạnh tranh trên thị trường, đồng thời cũng phải đảm bảo được tính ổn định một cách hợp lý theo thời gian. Nhà cung cấp cần phải thông báo trước cho doanh nghiệp khi có sự thay đổi về giá.

Ngoài ra, phương thức thanh toán linh hoạt cũng là lợi thế cần cân nhắc, giúp đảm bảo khả năng thanh toán của nhà đầu tư.

  1. Hậu mãi: bảo hành và chăm sóc khách hàng

Dịch vụ hậu mãi đảm bảo rằng khách hàng nhận được càng nhiều càng tốt lợi ích và giá trị sau khi mua hàng. Một nhà cung cấp tốt có những chính sách hậu mãi rõ ràng, chu đáo là một điểm cộng lớn để lựa chọn. Ví dụ như:

  • Nhân viên trợ giúp và các dịch vụ hỗ trợ kĩ thuật: Dịch vụ hậu mãi này có thể được miễn phí khi mua một mặt hàng và cũng có thể được bán như một phần của gói dịch vụ. Dịch vụ hỗ trợ này có thể bao gồm hỗ trợ kĩ thuật cho máy tính cá nhân, điện thoại di động, phần mềm, máy móc và nhiều sản phẩm khác.
  • Hỗ trợ trực tuyến: thông qua email, chat để phản hồi các khiếu nại, xử lí đổi trả hoặc sửa chữa.
  • Khi đánh giá nhà cung cấp, nhà đầu tư cần thu thập ý kiến ​​về chất lượng hỗ trợ, thái độ của nhà cung cấp và thời gian đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ, trình độ của nhân viên hỗ trợ…

Thời hạn và phương thức bảo hành, các điều khoản bảo hành bảo dưỡng cần được cân nhắc và ghi nhận trên các văn bản liên quan.

Quy trình đánh giá nhà cung cấp

Quy trình đánh giá nhà cung cấp nếu được xác định rõ ràng, phù hợp và chuẩn xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian, nỗ lực và cả chi phí khi tiến hành đánh giá, đàm phán với nhà cung cấp.

Bước 1: Xác định yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của nhà đầu tư

Nhà đầu tư cần xác định một số tiêu chí như:

  • Sản phẩm, vật liệu hay dịch vụ cần cung cấp là gì?
  • Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn gồm những gì?
  • Thời hạn cần cung ứng sản phẩm, dịch vụ?
  • Ngân sách?

Việc xác định các yêu cầu, nhu cầu này cũng giúp nhà đầu tư có thêm căn cứ để cân nhắc sẽ tận dụng nguồn lực có sẵn của tổ chức để giải quyết hay thuê nhà cung cấp bên ngoài xử lý.

Bước 2: Tìm kiếm và lên danh sách các nhà cung cấp tiềm năng

Từ các yêu cầu đã đề ra ở Bước 1, Nhà đầu tư lên danh sách các Nhà cung cấp tiềm năng có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của nhà đầu tư.

Bước 3: Đánh giá nhà cung cấp

Dựa trên các tiêu chí như PLF đã gợi ý ở trên, nhà đầu tư tiến hành xây dựng tiêu chí và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng. Liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu… từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất để tiến hành hợp tác.

Bước 4: Lập báo cáo và lựa chọn nhà cung cấp

Dựa trên các thông tin thu thập được, nhân sự chịu trách nhiệm có thể thống kê, khái quát hoá lại các thông tin chính yếu, đề xuất nhà cung cấp phù hợp dựa trên các tiêu chí đánh giá để trình cấp quản lý đánh giá, lựa chọn.

Để dự phòng rủi ro, nhà đầu tư có thể lựa chọn nhà cung cấp chính và một nhà cung cấp phụ, dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp chính có trục trặc trong quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ.

Bước 5: Đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp

Hợp đồng với nhà cung cấp cần thể hiện rõ các thông tin gợi ý như nội dung sản phẩm, dịch vụ giao dịch, yêu cầu quy chuẩn, thời gian thực hiện, thời hạn thanh toán, bảo hành, khiếu nại, các tiêu chí chung khi hợp tác…

Thời gian viết bài: ngày 13/07/2021.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Liên Hệ PLF để được tư vấn