Được viết bởi Công ty luật PLF

Đại diện cho thương nhân là một trong số các hoạt động trung gian thương mại như môi giới thương mại, uỷ thác mua bán hàng hoá và đại lý thương mại. Theo đó, đại diện cho thương nhân là việc một thương nhân nhận uỷ nhiệm (gọi là bên đại diện) của thương nhân khác (gọi là bên giao đại diện) để thực hiện các hoạt động thương mại với danh nghĩa, theo sự chỉ dẫn của thương nhân đó và được hưởng thù lao về việc đại diện.

Khi tham gia vào việc ký kết hợp đồng dịch vụ đại diện cho thương nhân, các bên cần lưu ý những điểm sau:

Chủ thể tham gia vào quan hệ này là hai thương nhân với nhau, hoàn toàn độc lập về tư cách pháp lí. Như vậy, không phải bất kỳ tổ chức, cá nhân nào cũng có thể làm đại diện thương nhân. Họ chỉ đủ tư cách làm đại diện thương nhân khi đã thỏa mãn những điều kiện của pháp luật quy định về thương nhân như: tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập thường xuyên và có đăng ký kinh doanh.  Trên cơ sở đó, một số hoạt động sau đây sẽ không được xem là hoạt động đại diện cho thương nhân mặc dù các hoạt động này đều là hoạt động nhân danh người giao đại diện: hoạt động đại diện giữa một bên là thương nhân đại diện cho một bên không phải là thương nhân; giữa một bên không là thương nhân đại diện cho một bên là thương nhân; quan hệ đại diện mà thương nhân cử người của mình để làm đại diện cho mình. Riêng đối với trường hợp thương nhân cử người của mình để làm đại diện cho mình thì các quy định của Bộ luật dân sự sẽ được áp dụng để điều chỉnh.

Bên có hoạt động đại diện cho thương nhân, hay còn được gọi là bên nhận đại diện, phải dựa trên danh nghĩa và theo sự chỉ dẫn của bên giao đại diện. Cần phải hiểu rằng, họ chỉ được thực hiện các hoạt động thương mại trong phạm vi ủy quyền của bên giao đại diện. Như vậy, tất cả những hoạt động thương mại mà bên đại diện thực hiện với danh nghĩa của mình hoặc của bên thứ ba trong phạm vi đại diện, đều được coi là vi phạm nghĩa vụ cơ bản trong hợp đồng cung cấp dịch vụ đai diện cho thương nhân. Và cũng chính vì đặc điểmtrên, nên bên đại diện phải thông báo cho bên giao đại diện biết về cơ hội và kết quả thực hiện các hoạt động thương mại đã được uỷ quyền; tuân thủ các chỉ dẫn của bên giao đại diện nếu chỉ dẫn đó không vi phạm quy định của pháp luật; đồng thời phải có trách nhiệm bảo quản tài sản, tài liệu được giao để thực hiện hoạt động đại diện. Bên đại diện là bên trực tiếp giúp bên giao đại diện thực hiện các giao dịch thương mại trong phạm vi ủy quyền nên hơn ai hết bên đại diện là người nắm rõ nhất các thông tin, bí mật liên quan đến hoạt động đó. Để đảm bảo quyền lợi của bên giao đại diện, pháp luật buộc bên đại diện không được tiết lộ hoặc cung cấp cho người khác các bí mật liên quan đến hoạt động thương mại của bên giao đại diện trong thời gian làm đại diện và trong thời hạn hai năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng đại diện.

Nhằm giúp cho hoạt động đại diện của bên đại diện được thực hiện trôi chảy, bên giao đại diện cũng phải thực hiện một số nghĩa vụ nhất định mà các bên đã thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật. Theo đó, bên giao đại diện có nghĩa vụ phải thông báo ngay cho bên đại diện về việc giao kết hợp đồng mà bên đại diện đã giao dịch; việc thực hiện hợp đồng mà bên đại diện đã giao kết; việc chấp nhận hay không chấp nhận các hoạt động ngoài phạm vi đại diện mà bên đại diện thực hiện; về khả năng không giao kết được, không thực hiện được hợp đồng trong phạm vi đại diện. Đồng thời bên giao đại diện còn phải cung cấp tài sản, tài liệu, thông tin cần thiết để bên đại diện thực hiện hoạt động đại diện cũng như thanh toán thù lao và các chi phí hợp lý khác cho bên đại diện. 

Đại diện cho thương nhân đem lại sự hỗ trợ rất lớn cho các thương nhân gặp khó khăn về khoảng cách địa lý, năng lực đàm phán cũng như sự am hiểu thị trường… có thể hợp tác với nhau. Đặc biệt có ý nghĩa thiết thực với các doanh nghiệp nước ngoài muốn đàm phán, ký kết các hợp đồng, dự án, hay mở rộng thị trường ở một quốc gia khác.

Để một quan hệ đại diện cho thương nhân được pháp luật thừa nhận, các bên phải xác lập một hợp đồng đại diện. Hợp đồng đại diện cho thương nhân phải được lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Các bên nên suy nghĩ kĩ càng trước khi lựa chọn hình thức của hợp đồng. Văn bản được xem là sự lựa chọn tốt nhất bởi lẽ nó là bằng chứng “giấy trắng mực đen” ghi nhận sự thỏa thuận của các bên, để các bên có thể viện dẫn khi tranh chấp xảy ra. Trong hợp đồng, bên giao đại diện sẽ chỉ ra rõ thời hạn đại diện cũng như phạm vi ủy quyền cho bên đại diện, đồng thời có thể quy định mức thù lao mà bên đại diện được hưởng.

Thứ nhất, đối với thời hạn đại diện, việc đại diện sẽ chấm dứt theo thỏa thuận trong hợp đồng. Trường hợp hợp đồng không nhắc tới điều khoản này, việc đại diện sẽ chấm dứt khi bên giao đại diện thông báo cho bên đại diện về việc chấm dứt hợp đồng đại diện hoặc bên đại diện thông báo cho bên giao đại diện về việc chấm dứt hợp đồng. Lúc này, nếu trước đó, bên giao đại diện đã tiến hành đàm phán với một bên thứ ba, và dẫn đến việc bên này đồng ý giao kết hợp đồng với bên giao đại diện; nhưng vào thời điểm đó, bên giao lại đơn phương thông báo chấm dứt hợp đồng thì bên đại diện có quyền yêu cầu được trả thù lao do hợp đồng trên giao kết thành công. Nhưng, nếu người đơn phương thông báo chấm dứt hợp đồng lại là bên đại diện, thì bên này sẽ mất đi quyền hưởng thù lao như đã nói ở trên.

Thứ hai, về thù lao và các khoản chi phí khác. Thù lao được chi trả theo thỏa thuận trong hợp đồng. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác trong hợp đồng, bên đại diện có quyền cầm giữ tài sản, tài liệu được giao để bảo đảm việc thanh toán các khoản thù lao và chi phí đã đến hạn. Trong trường hợp không có thỏa thuận về thù lao, mức thù lao đại diện sẽ được xác định theo giá thị trường tại thời điểm thực hiện hoạt động đại diện và có xem xét các điều kiện khác ảnh hưởng đến thù lao. Đồng thời bên đại diện cũng có quyền yêu cầu được thanh toán các khoản chi phí phát sinh hợp lý để thực hiện hoạt động đại diện. Tuy nhiên nếu bên đại diện không chứng minh được các khoản chi đó phát sinh nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động đại diện thì họ phải tự gánh chịu, bên giao đại diện không có nghĩa vụ phải chi trả.

Đại diện thương nhân, về bản chất là một loại hình dịch vụ thương mại. Nhờ vào dịch vụ đó, các thương nhân có thể tiến hành thực hiện các hoạt động thương mại ở những nước khác hay những địa phương xa xôi mà họ bất tiện trong việc đi lại, cản trở về mặt văn hóa hay cách biệt về mặt ngôn ngữ… Ngoài ra, khi các thương nhân nước ngoài muốn đầu tư vào một lĩnh vực nào đó ở một quốc gia khác, thì tìm một người đại diện cho mình chính là một bước đi khá khôn ngoan khi tiết kiệm được chi phí về đi lại, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực… trong những bước đầu chập chững bước vào những thị trường còn xa lạ. Tuy nhiên, nhà đầu tư cũng cần phải chú ý khi tìm cho mình một nhà đại diện thích hợp. Bởi lẽ, đại diện thương nhân là một loại hình kinh doanh dịch vụ có điều kiện. người tiến hành kinh doanh dịch vụ này phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật mới có thể tiến hành kinh doanh dịch vụ này. Do vậy, các doanh nghiệp nên cẩn thận trong việc chọn một đối tác tin tưởng, có tiềm lực về tài chính cũng như sự am hiểu về thị trường, nguồn nhân lực mạnh mẽ làm đại diện.

Liên hệ cùng PLF để được tư vấn