LĨNH VỰC BẤT ĐỘNG SẢN

Điều khoản thanh toán trong hợp đồng thuê văn phòng

Điều khoản thanh toán trong hợp đồng thuê văn phòng
Điều khoản thanh toán trong hợp đồng thuê văn phòng

Tiếp theo chuỗi bài về các điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng, trong bài viết này chúng tôi sẽ cùng bàn luận thêm về điều khoản thanh toán, một trong các điều khoản mà chúng tôi cho rằng tác động khá lớn đến quá trình sử dụng văn phòng của bên thuê. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi những biến động lên xuống của thị trường bất động sản cũng như của năng lực hoạt động của chính chủ đầu tư, điều này đang đặt ra lo ngại cho bên thuê về việc sử dụng ổn định văn phòng trong suốt quá trình thuê và cơ sở để bên thuê đàm phán việc gia hạn hợp đồng khi có nhu cầu.

Với những phân tích dưới đây, chúng tôi muốn cung cấp một cái nhìn tổng quan về vấn đề thanh toán nhằm giúp doanh nghiệp, nhà đầu tư dự liệu được những nội dung cần trao đổi và thống nhất với bên cho thuê trong quá trình xác lập hợp đồng.

Tiền thuê và điều chỉnh giá thuê theo chu kỳ

Điều khoản thanh toán trong hợp đồng thuê thông thường sẽ quy định các nội dung về đồng tiền thanh toán, thời hạn, tạm ngừng thanh toán, chế tài xử lý khi bên thuê chậm thanh toán và cuối cùng là các chi phí khác bên cạnh tiền thuê văn phòng. Giá thuê và các vấn đề liên quan (như đồng tiền thanh toán, việc bao gồm hay không bao gồm thuế và phí quản lý trong tiền thuê, lịch thanh toán, v.v) thường đã được ghi nhận rõ ràng và không phải là vấn đề đáng lo ngại hay có khả năng phát sinh rủi ro mà bên thuê cần lưu ý.

Điều mà bên thuê thường quan tâm là sự biến động của giá thuê khi kết thúc thời hạn thuê theo hợp đồng thuê. Hiện nay, để chủ động cho việc điều chỉnh giá thuê, hợp đồng thuê thường ghi nhận một thời hạn ngắn và khi hết hợp đồng các bên sẽ thương thảo việc gia hạn hợp đồng nhưng thông thường không ghi nhận cụ thể cách thức điều chỉnh giá thuê cho thời gian gia hạn tiếp theo. Vì vậy khi hai bên không đạt được sự thống nhất về giá thuê dẫn đến việc bên thuê phải lựa chọn địa điểm thuê khác phù hợp với nhu cầu của mình, đây là điều mà bên thuê không mong muốn bởi việc di dời văn phòng và sắp xếp lại tại một vị trí mới sẽ làm phát sinh thêm các chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của bên thuê.

Chính vì vậy với những hợp đồng thuê mà điều khoản gia hạn hợp đồng thuê không đề cập đến vấn đề giá thì bên thuê nên cân nhắc thảo luận với bên cho thuê để khống chế một biên độ thả nổi giá cho thuê. Điều này được hiểu là sẽ có sự tăng giá cho phù hợp với thị trường tuy nhiên việc tăng giá này chỉ ở mức độ biên độ cho phép đã được ghi nhận tại hợp đồng. Các bên cũng có thể lựa chọn thống nhất một tỷ lệ tăng nhất định là bao nhiêu %, và việc tăng sẽ dựa trên giá nào để làm cơ sở tính tỷ lệ tăng thêm như giá thuê đã bao gồm thuế, chi phí quản lý hay giá thuê chưa bao gồm thuế và bất kỳ chi phí nào. Tất cả những điều này cần được ghi nhận cụ thể thành điều khoản của hợp đồng để bên thuê có thể chủ động trong trường hợp hợp đồng thuê hết hạn và bên thuê có nhu cầu tiếp tục thuê.

Chậm thanh toán và cơ chế xử lý

Đa phần các hợp đồng thuê văn phòng sẽ ghi nhận điều khoản để bên cho thuê có quyền áp dụng một trong các hành động khi mà bên thuê vi phạm nghĩa vụ thanh toán cụ thể là chậm trễ thanh toán tiền thuê (được hiểu là tiền thuê, phí quản lý và tất cả các chi phí khác mà bên thuê phải trả phát sinh trong chu kỳ thuê đó). Khi xem xét điều khoản này, chúng tôi cho rằng bên thuê sẽ cần phải chú đến những hành động mà bên cho thuê được phép thực hiện, theo đó:

– Quyền của bên cho thuê được ngưng cung cấp các dịch vụ kèm theo khi bên thuê chậm thanh toán;

– Tiền lãi chậm thanh toán được ghi nhận như thế nào;

– Quyền của bên cho thuê cấn trừ tiền cọc để chi trả, và áp dụng bổ sung chế tài phạt hợp đồng.

Bên cạnh đó, bên thuê cũng nên xem xét thêm các trường hợp mà bên thuê được phép tạm ngừng thanh toán và hành động tạm ngừng đó không được xem là vi phạm hợp đồng. Thông thường việc tạm ngừng thanh toán sẽ phát sinh khi bên cho thuê hoặc bên thứ ba có bất kỳ hành động nào làm gián đoạn, cản trở việc sử dụng diện tích thuê một cách liên tục của bên thuê. Tuy nhiên, vì không phải trường hợp nào hợp đồng cũng ghi nhận vấn đề này, nên khi có phát sinh vi phạm trên thực tế của bên cho thuê và làm gián đoạn việc sử dụng diện tích thuê của bên thuê hoăc từ hành động của bên thứ ba, sự kiện bất khả kháng thì bên thuê vẫn phải thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán của mình.

Chúng tôi nhận thấy việc gián đoạn sử dụng diện tích thuê thường xảy ra trong trường hợp các con đường phía khu vực thuê được thi công, cải tạo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Và dĩ nhiên quá trình thi công sẽ ảnh hưởng khá nhiều đối với bên thuê, đặc biệt đối với bên thuê sở hữu phần diện tích thuê thuộc tầng trệt của tòa nhà. Tùy thuộc vào hình thức, ngành nghề hoạt động mà mức độ ảnh hưởng cũng sẽ khác nhau. Những ngành nghề được đánh giá là dễ bị ảnh hưởng nhất là các ngành về nhà hàng, dịch vụ ăn uống, ngành liên quan đến hoạt động mua bán, giải trí, v.v.

Sự ổn định trong việc thuê văn phòng là điều mà một doanh nghiệp luôn tìm kiếm, trong đó bao gồm cả việc ổn định về giá thuê hoặc có biến động nhưng trong tầm kiểm soát dự liệu của doanh nghiệp. Chính vì vậy ngay tại thời điểm xem xét hợp đồng thuê, bên thuê cần dành thời gian xem xét hoặc tham vấn từ các chuyên gia để có thể nhìn nhận một cách đầy đủ nhất các điều khoản của hợp đồng. Điều này sẽ giúp bên thuê dự liệu được các tình huống có thể phát sinh trong tương lai để thỏa thuận chi tiết với bên cho thuê các phương thức xử lý mà hai bên cho rằng phù hợp nhất ngay tại thời điểm xác lập hợp đồng thuê.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.