LĨNH VỰC thương mại
Doanh Nghiệp Và Tài Liệu Cần Lưu Trữ
Enterprise And Documents Need To Storage

Việc lưu trữ tài liệu trong công ty là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc lưu trữ này không chỉ mang tính chất quản lý nội bộ mà còn nhằm thực hiện đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu đầy đủ, khoa học còn giúp cho chủ doanh nghiệp đạt được những hiệu quả trong quản trị, nắm bắt được tình hình hoạt động, lịch sử thay đổi của công ty. Đặc biệt, công tác lưu trữ hồ sơ còn phát huy hiệu quả khi có những yêu cầu thanh tra từ cơ quan nhà nước, hay chuẩn bị cho quá trình mua bán sáp nhập trong tương lai.”

Và tùy thuộc vào từng bộ phận, lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp mà sẽ có yêu cầu về các tài liệu lưu trữ khác nhau, cụ thể:

Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp

Theo đó doanh nghiệp cần lưu trữ tại doanh nghiệp mình các văn bản có liên quan đến quá trình thành lập, thay đổi như:

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép con và các giấy chứng nhận khác;
  • Điều lệ công ty;
  • Quy chế quản lý nội bộ của công ty;
  • Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
  • Con dấu công ty.

Lưu ý rằng việc lưu trữ này sẽ bao gồm cả tài liệu giai đoạn thành lập doanh nghiệp và các lần điều chỉnh sau đó, đặc biệt đối với tài liệu thuộc về giấy phép thì bộ hồ sơ tại thời điểm xin cấp phép và bộ hồ sơ điều chỉnh đã được sử dụng nộp tại cơ quan có thẩm quyền cũng cần được lưu trữ. Điều này sẽ thuận lợi cho doanh nghiệp đặc biệt là vị trí quản lý, điều hành khi đi tìm hiểu các lần thay đổi của doanh nghiệp mình cũng như nắm được thông tin cung cấp đến cơ quan nhà nước là thông tin nào.

Các tài liệu liên quan tới tài sản và sản phẩm doanh nghiệp

Được hiểu là các tài liệu gắn liền với dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, theo đó doanh nghiệp cần lưu trữ tại trụ sở tài liệu như:

  • Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp (sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu hàng hoá…);
  • Các Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ;
  • Giấy phép và giấy chứng nhận khác; và
  • Các tài liệu xác lập quyền sở hữu tài sản của Doanh nghiệp như máy móc, xe, nhà xưởng và các bất động sản khác.

Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp

Đây là nhóm tài liệu điều chỉnh các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp mà các nhóm bộ phận từ quản lý điều hành đến từng Người lao động phải tuân thủ, như: Thỏa ước lao động, Nội quy lao động, Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng và các quy chế khác tùy từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp

Đây là nhóm tài liệu mà pháp luật chuyên ngành kế toán, tài chính, thuế yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ trong một thời hạn nhất định như: báo cáo tài chính, hồ sơ thuế, chứng từ kế toán, tài liệu về tài sản cố định …

Lưu ý rằng tùy từng loại tài liệu mà thời hạn lưu trữ khác nhau, quá thời hạn này doanh nghiệp được quyền tiêu hủy.

Tài liệu về lao động doanh nghiệp

Doanh nghiệp nói chung mà cụ thể là bộ phận nhân sự, hành chính của mỗi doanh nghiệp cần lưu trữ một cách đầy đủ các văn bản liên quan đến xác lập quan hệ lao động và văn bản mang tính quản lý lao động như:

  • Sổ quản lý lao động;
  • Hợp đồng lao động; hồ sơ về bảo hiểm, hồ sơ đối với Người lao động nước ngoài.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp lơ là vấn đề này dẫn đến tình trạng thất lạc các tài liệu của Người lao động cũng như khó khăn khi cung cấp cho cơ quan quản lý trong quá trình tranh tra định kỳ của các cơ quan nhà nước này.

Trên đây là một số các tài liệu quan trọng, đã được PLF liệt kê và phân chia theo các nhóm thích hợp để doanh nghiệp thuận tiện trong quá trình quản lý. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý thêm rằng một số tài liệu công ty chứa đựng nhưng thông tin tuyệt mật của công ty như bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, phương án kinh doanh, … do đó, không phải bất kỳ nhân viên nào cũng được quyền tiếp cận. Vì vậy, việc tìm kiếm một nơi đáng tin cậy để lưu trữ những tài liệu này là việc cần nên làm trong bước đầu thành lập doanh nghiệp khi các chủ doanh nghiệp chưa có những nhân sự đáng tin cậy và chưa có trụ sở cố định.

Thời gian viết bài: 10/5/2021.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Liên hệ PLF để được tư vấn