LĨNH VỰC LAO ĐỘNG

Hậu Covid: Đơn Giản Hoá Công Việc Hành Chính

Hậu Covid: Đơn Giản Hoá Công Việc Hành Chính
[PLF]_Simplifying Administrative Work Post Covid

Đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng và làm thay đổi các xu hướng, hành vi và thói quen sinh hoạt trên toàn thế giới. Việc áp dụng quy định hạn chế đi lại trong thời gian giãn cách xã hội, môi trường làm việc từ xa đã thúc đẩy doanh nghiệp, các cơ quan chuyển  từ phương thức hồ sơ giấy sang nền tảng kỹ thuật số và đẩy mạnh việc chú trọng đơn giản hoá các thủ tục hành chính.

1. Chữ ký số

Một trong những điểm khó khăn trong thời gian thực hiện giãn cách xã hội theo yêu cầu của chính quyền nói riêng, và việc làm việc từ xa nói chung, chính là việc chuẩn bị và trình ký các hồ sơ bản cứng. Việc không thể đến văn phòng để in, ký duyệt, đóng dấu hồ sơ đã gây trở ngại khá lớn cho nhiều doanh nghiệp trong quá trình vận hành. Theo đó, để góp phần giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai việc áp dụng chữ ký số để thay thế cho công việc hành chính truyền thống, giải pháp này vừa có tính tiện dụng, lại cũng đảm bảo được tính toàn vẹn, tính xác thực, cũng như tính bảo mật cho hồ sơ.

Việc chuyển đổi sử dụng chữ ký số đã được Chính phủ định hướng và khuyến khích sử dụng, có tiềm năng phát triển thành xu thế tất yếu trong tương lai. Ngày 3/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Theo đó, lấy người dân làm trung tâm của chuyển đổi số và đề ra yêu cầu định danh công dân để hỗ trợ cho các giao dịch điện tử được coi là nhiệm vụ trọng tâm.

Để thực hiện được nhiệm vụ này, ông Nguyễn Huy Dũng, Thứ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, cho biết một trong những hành động cụ thể và quan trọng nhất đã được triển khai đó là khuyến khích người dân đưa mọi hoạt động của mình lên môi trường số, trong đó có sử dụng chữ ký số đơn giản, chi phí thấp và dễ sử dụng.

Việc triển khai ký duyệt hồ sơ thông qua các chương trình ký điện tử được cấp phép mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như ký được đa nền tảng, tiết kiệm thời gian, ký được nhiều văn bản trong cùng thời điểm. Ngoài ra, giải pháp có thể phục vụ nhiều lĩnh vực, đặc biệt giữa pháp nhân và thể nhân như các công ty về logistics, thương mại điện tử, hay công ty về thanh toán. Bên cạnh đó, sau khi được tích hợp với các ứng dụng ký số, người dùng có thể sử dụng để ký các giao dịch từ Cổng dịch vụ công, hợp đồng điện tử, các tờ khai thuế, hải quan, …

2. Lưu trữ đám mây

Lưu trữ đám mây là một thuật ngữ dùng để chỉ các hành động lưu giữ, sắp xếp, quản lý, chia sẻ, và sao lưu dữ liệu của cá thể sở hữu nó trên một hệ thống lưu trữ bên ngoài ổ cứng được duy trì bởi các nhà cung cấp (hay bên thứ ba). Dịch vụ này cho phép khách hàng hay doanh nghiệp có thể truy cập được tất cả các tệp tin của họ từ xa tại bất kỳ vị trí địa lý nào.

Lưu trữ đám mây có thể được coi là một trong những công cụ tối ưu nhất hiện nay để lưu trữ dữ liệu trực tuyến, bên cạnh việc gia tăng hoạt động tương tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp và khách hàng bằng cách cho phép người dùng truy cập, kiểm tra, sửa đổi, bổ sung và phối hợp làm việc trên một tài liệu duy nhất. Trường hợp phải làm việc từ xa do giãn cách xã hội hay vì lí do nào khác, nhân viên có thể truy cập vào các dữ liệu được lưu trữ trên đám mây của công ty và tiếp tục hoàn thành công việc mà không bị ảnh hưởng, đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt. Ngoài ra còn góp phần hạn chế rủi ro thất lạc, mất mát tài liệu trong quá trình vận hành.

Bên cạnh đó, các dịch vụ lưu trữ đám mây hiện nay đều có tính bảo mật cao nhờ cơ chế thiết lập bảo mật và phân quyền cho người dùng. Doanh nghiệp có thể quản lý, phân quyền quản trị cho những người dùng khác dễ dàng với nhiều cấp độ khác nhau như: xem, nhận xét, chỉnh sửa, …

3. Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Có thể thấy, việc phụ thuộc vào giấy tờ và một quy trình phê duyệt rườm rà qua nhiều bộ phận, là một trong những nguyên nhân gây nên sự chậm trễ và sai sót trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Dưới sự phát triển của công nghệ thông tin và xu thế làm việc từ xa, ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến giải pháp sử dụng phần mềm quản lý để giảm bớt được gánh nặng về chi phí và nguồn nhân lực. Nhiều phần mềm và công cụ đã ra đời giúp quy trình vận hành trở nên trơn tru và đồng bộ hơn và mang đến nhiều lợi ích to lớn như:

– Kiểm soát hiệu quả nguồn lực và tối ưu hóa quá trình quản lý: phần mềm giúp kiểm soát, phân bổ, theo dõi toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp theo từng hạng mục cụ thể. Từ đó cấp quản lý có thể dựa vào data đó để quản lý và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

– Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực: Nếu không sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thì toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp sẽ được thực hiện một cách thủ công. Các cơ sở dữ liệu được lưu chủ yếu bằng file excel, với một kho số liệu khổng lồ thì sẽ phải huy động rất nhiều nguồn lực để xử lý. Trong khi đó, nếu áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp cắt giảm lượng công việc và nhân sự không cần thiết.

– Chăm sóc khách hàng: nhiều phần mềm quản lý hiện nay tích hợp với các công cụ marketing hỗ trợ cho việc chăm sóc khách hàng thông qua các kênh website, facebook… Đồng thời quản lý dữ liệu khách hàng hợp lý và đồng bộ, giúp cho việc phân loại tệp khách hàng và chăm sóc khách hàng được cải thiện.

 

So với các nước trong khu vực, Việt Nam đã và đang thực hiện tốt việc ngăn chặn đại dịch, từng bước mở cửa khôi phục lại nền kinh tế. Hiện nay, đất nước đang dần chuyển giao từ giai đoạn ứng phó khủng hoảng sang giai đoạn phục hồi. Khi doanh nghiệp trải qua thời kỳ đầy biến động, phương pháp ứng phó của công ty trong thời kỳ này có thể định hướng khả năng phục hồi và phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai. Với những diễn biến khó lường của tình hình dịch bệnh, PLF kiến nghị Quý doanh nghiệp cần cân nhắc, xem xét các kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh và ứng phó khủng hoảng là điều quan trọng, đồng thời cần chuẩn bị và đưa vào thử nghiệm các kịch bản khác nhau để chuẩn bị tốt trước những khủng hoảng trong tương lai.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

We would be delighted to schedule a meeting to provide you with an effective solution.