Hệ thống thông tin về hóa đơn chứng từ là hệ thống được xây dựng và quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương và tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin. Cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử để phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu một cách hiệu quả, thuận tiện và đảm bảo phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.
Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu nêu trên cũng như việc chấp hành pháp luật, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2021/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ bắt đầu có hiệu lực ngày 01/7/2022 thay thế cho một loạt các quy định của
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ;
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;
- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; và
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP. Nghị định này quy định chi tiết và hoàn chỉnh hơn về hóa đơn, chứng từ.
Bài viết này sẽ chỉ ra cái nhìn tổng quan về việc thu thập, cập nhật thông tin về hóa đơn, chứng từ; nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin và cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử dành cho bên sử dụng thông tin là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ (từ đây sẽ gọi là “Bên sử dụng thông tin”).
Đầu tiên, chúng ta cần biết rằng cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ do cơ quan quản lý thuế quản lý được Tổng cục Thuế, Kho Bạc Nhà nước phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng. Bao gồm các nội dung:
(i) đăng ký sử dụng thông tin;
(ii) thông báo hủy hóa đơn, chứng từ;
(iii) thông tin về hóa đơn điện tử người bán có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế, thông tin về chứng từ gửi cơ quan thuế;
(iv) thông tin khai thuế liên quan đến hóa đơn, chứng từ.
Bên cạnh đó, việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin để phục vụ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thi trường và để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác.
Do vậy, người bán, người sử dụng có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế các thông tin về hóa đơn, chứng từ hoặc các cơ quan khác gửi thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, thông tin thu được từ công tác quản lý của cơ quan thuế. Sau đó Tổng cục thuế sẽ xử lý thông tin, dữ liệu và quản lý hệ thống thông tin.
Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng đối tượng. Đặc biệt, việc sử dụng thông tin phải đảm bảo đúng mục đích và đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Người sử dụng phải nắm rõ nguyên tắc này để tránh vi phạm và bị xử phạt.
Vậy bên sử dụng thông tin mà bài viết đề cập có hình thức khai thác, sử dụng thông tin trên Cổng thông tin điện tử tương ứng gì?
Bên sử dụng thông tin truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử theo các nội dung thông tin hóa đơn điện tử theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 2: Lựa chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn “Hóa đơn”
Bước 3: Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”
Bước 4:
- Đối với tra cứu một hóa đơn: Nhập thông tin hóa đơn bao gồm mã số thuế người bán hàng hóa/dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
- Đối với tra cứu nhiều hóa đơn: Lập một bảng Excel thông tin các hóa đơn cần tra cứu bao gồm các nội dung: (A) Mã số thuế; (B) Mẫu số; (C) Ký hiệu hóa đơn; (D) Số hóa đơn; (E) Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông; (F) Hóa đơn Bưu điện của bưu chính, viễn thông, tương ứng lần lượt theo các cột A, B, C, D, E, F
Bước 5: Chọn “Tìm kiếm”
Nếu kết quả tra ra đầy đủ 02 thông tin về: (i) thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và (2) thông tin hóa đơn thì hóa đơn này hợp pháp.
Nếu kết quả chỉ ra 01 trong 02 thông tin nêu trên hoặc không ra kết quả thì có 02 trường hợp xảy ra:
- Hóa đơn không hợp pháp
- Cổng thông tin không có thông tin của hóa đơn
- Nhập sai thông tin hóa đơn.
Bên sử dụng thông tin cần sử dụng đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
