Nhập từ khóa và nhấn nút Enter

Trước đây, hóa đơn điện tử đã khá phổ biến và được áp dụng rộng rãi do những ưu điểm của nó cũng như được quy định rõ ràng trong pháp luật. Tuy nhiên, sau quá trình sử dụng và gặp một số thiếu sót, Chính Phủ đã ban hành Nghị định 123/2021/NĐ-CP (“Nghị định 123”) trong đó bổ sung, sửa đổi một số quy định về hóa đơn điện tử để các doanh nghiệp thuận lợi trong việc sử dụng.

Bài viết này sẽ phân tích những điểm mới trong quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử kể từ ngày Nghị định 123 có hiệu lực, tức ngày 01/7/2021.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có hai loại: (1) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và (2) hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế bao gồm (1) số giao dịch – một dãy số do cơ quan thuế tạo ra và (2) một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Đáng chú ý, Nghị định 123 không bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/11/2020

Đối tượng áp dụng

Trước đây, đối tượng áp dụng đối với hóa đơn chỉ bảo gồm: (i) tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; (2) tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ; (3) tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; (4) cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn. Chính Phủ quy định thêm 03 đối tượng mới, đó là:

• Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;
• Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
• Tổ chức in hóa đơn, biên lai, cung cấp phần mềm in biên lai.

Theo Nghị định mới này, có 02 loại hóa đơn điện tử mới được bổ sung:

• Hóa đơn điện tử bán tài sản công; và
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Về nội dung hóa đơn điện tử

Không nhất thiết phải có nội dung về đơn vị tính, số lượng, đơn giá, phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ. Nếu hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Về ủy nhiệm lập hóa đơn

Theo quy định mới, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cụ thể:

• Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
• Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm); và
• Phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. 

Hóa đơn điện tử được sử dụng để hạn chế tối đa những hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Tuy nhiên vẫn có các hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp tồn tại như: sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế…

Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có quy định về việc xử lý sai sót, sự cố đối với hóa đơn điện tử; cung cấp và sử dụng hóa đơn điện tử. Những nội dung này đã được trình bày rõ hơn ở những bài viết cụ thể khác để các bạn tham khảo.

Hóa đơn điện tử vẫn khó để tiếp cận đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.