CÔNG TY LUẬT PLF

Các hình thức ký kết hợp đồng bằng phương thức điện tử

Thay vì ký kết hợp đồng theo phương thức truyền thống bằng chữ ký sống, hiện nay các bên trong hợp đồng có thể ký kết hợp đồng thông qua các phương thức điện tử. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005, “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005”. Trong đó, “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” và “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự”.

“Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống”. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005, “chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”.

Thực tế hiện nay, hợp đồng có thể được ký kết bằng phương thức điện tử thông qua 03 cách thức sau đây:

• Chữ ký số: thực tế cho thấy chữ ký số chưa được sử dụng phổ biến. Chữ ký số thường được dùng khi doanh nghiệp nộp tờ khai hải quan, bảo hiểm xã hội, thuế, hóa đơn điện tử hay các giao dịch với ngân hàng. Ngoài ra, chữ ký số thường được sử dụng để giao kết các hợp đồng có giá trị không lớn.

Để tạo lập chữ ký số, các bên sẽ sử dụng nền tảng và thiết bị chuyên dụng (thường là USB token) do công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, sau đó chữ ký này sẽ được chèn vào dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký.

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, chữ ký số được được xem là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký số nếu đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật thì trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức.

• Chữ ký hình ảnh: ký kết hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh cũng thường được sử dụng trong các giao dịch có giá trị không lớn và được ký nhiều lần, lặp đi lặp lại. Người ký chèn hình ảnh chữ ký của mình vào ô chữ ký của tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng sau đó được gửi đi bằng email. 
• Chữ ký scan: ký kết hợp đồng bằng chữ ký scan thường được áp dụng cho các loại hợp đồng nhiều bên và các bên tại nhiều địa điểm khác nhau. Hợp đồng sẽ được người ký in ra từ dữ liệu điện tử và người ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký sống. Hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được scan và chuyển thành dạng bản scan điện tử, sau đó bản scan này được gửi đi thông qua email. Các hợp đồng giao dịch đa quốc gia và có yếu tố nước ngoài thường sử dụng chữ ký scan để ký hợp đồng.

Tính hiệu lực của các hợp đồng được ký kết bằng phương thức điện tử

• Đối với hợp đồng được ký kết bằng chữ ký số:

Hiện nay, pháp luật mới chỉ công nhận hiệu lực của các hợp đồng được giao kết bằng phương thức điện tử sử dụng chữ ký số. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy pháp luật.
• Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật.
• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
• Đối với hợp đồng được ký kết bằng chữ ký scan và chữ ký hình ảnh:

Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP và 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử không quy định cụ thể về chữ ký scan và chữ ký hình ảnh. Do đó, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh không được đương nhiên xem là một loại chữ ký điện tử. Điều này dẫn đến các hợp đồng giao kết bằng phương thức điện tử bằng chữ ký hình ảnh hoặc chữ ký scan không đương nhiên có hiệu lực pháp luật.

Tuy nhiên, pháp luật cũng không có quy định cụ thể nào không công nhận hiệu lực của các hợp đồng ký bằng hai loại chữ ký nêu trên, cũng không thể loại trừ hiệu lực của văn bản, giao dịch được ký bằng chữ ký scan và chữ ký hình ảnh nếu giao dịch đó đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch. Xét về tính hợp lý thì các hợp đồng được bằng chữ ký hình ảnh hoặc chữ ký scan vẫn được xem là có hiệu lực pháp luật miễn sao như các chữ ký đó thể hiện ý chí và sự tự nguyện của người ký và người có thẩm quyền ký kết các hợp đồng này, bởi các lý do như sau:

• Bộ luật dân sự 2015 quy định hợp đồng (giao dịch dân sự) có thể được giao kết bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Xét về hình thức của hợp đồng, hình thức hợp đồng sẽ là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng trong trường hợp luật có quy định. Nghĩa là, hợp đồng chỉ có thể bị tuyên vô hiệu do vi phạm về mặt hình thức nếu như luật có quy định. Ngoài ra, Bộ luật này cũng quy định, “thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản”. Do đó, Bộ luật dân sự không yêu cầu bắt buộc chữ ký trên các hợp đồng phải là chữ ký sống và cũng không cấm việc sử dụng các hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản, bao gồm chữ ký hình ảnh và chữ ký scan.
• Ngoài ra, nếu có bằng chứng chứng minh rằng các hợp đồng được ký kết bằng chữ ký hình ảnh hoặc chữ ký scan mà thể hiện ý chí của người ký hoặc người ký hợp đồng có thẩm quyền của các bên giao kết hợp đồng thì hợp đồng đó vẫn có hiệu lực, dù cho các hợp đồng này được ký kết bởi người không có quyền đại diện xác lập và thực hiện hoặc do người đại diện vượt quá phạm vi đại diện xác lập và thực hiện. Theo đó, Bộ luật dân sự 2015 chấp nhận hiệu lực các hợp đồng được ký kết bởi người không có quyền đại diện xác lập và thực hiện hoặc do người đại diện vượt quá phạm vi đại diện xác lập và thực hiện khi: (i) người đại diện đã đồng ý/công nhận giao dịch, (ii) người đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý, và (iii) người đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện hoặc vượt quá phạm vi đại diện.

Do đó, các quy định tại Bộ luật dân sự 2015 đã hình thành nên cơ sở pháp lý cho việc sử dụng hai loại chữ ký scan và chữ ký hình ảnh để giao kết hợp đồng. Cách tiếp cận này đã phần nào giới hạn các rủi ro hợp đồng bị vô hiệu khi có vấn đề liên quan đến hình thức của hợp đồng.

Thực tế xét xử tại Việt Nam cho thấy, tòa án sẽ cân nhắc, chú trọng nhiều hơn đến việc xác định ý chí của các bên trong hợp đồng khi giao kết hơn là hình thức của sự chấp thuận đối với nội dung đó. Do đó, mặc dù pháp luật chưa có các quy định cụ thể về chữ ký scan hay chữ ký hình ảnh, nhưng việc giao kết hợp đồng bằng hai loại chữ ký này không đương nhiên bị cấm.

Nói tóm lại, việc tận dụng các tiện ích mà công nghệ thông tin mang lại để thực hiện ký kết hợp đồng, giải quyết các khó khăn, tiết kiệm chi phí cho các bên của hợp đồng trong việc tiếp cận ký kết, là một giải pháp phù hợp và hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ phòng ngừa dịch bệnh Covid-19 như hiện nay.

Thời gian viết bài: 09/06/2021

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.