Lĩnh Vực Thương Mại

LÀM GÌ KHI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT KHÔNG CÓ MẶT TẠI VIỆT NAM

WHAT TO DO WHEN A LEGAL REPRESENTATIVE IS NOT AVAILABLE IN VIETNAM

“Trong bối cảnh đại dịch Covid 19 vẫn đang diễn biến phức tạp như hiện nay. Để hạn chế thấp nhất sự lây lan của dịch bệnh cũng như giữ vững nền kinh tế Việt Nam, Chính Phủ đã có những biện pháp thắt chặt mạnh mẽ như đóng cửa một số đường bay từ nước ngoài về Việt Nam và tiến hành cách ly tập trung trước khi có thể di chuyển tự do trong lãnh thổ Việt Nam. Điều này khiến các doanh nghiệp nước ngoài trở nên bối rối và bị rơi vào tình trạng tê liệt khi có sự việc phát sinh nhưng thiếu người đại diện theo pháp luật để thực hiện các công việc thuộc về quyền hạn của người đại diện pháp luật.”

Vậy đâu là giải pháp cho doanh nghiệp nước ngoài khi người đại diện theo pháp luật không có mặt tại Việt Nam?

Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Nói theo cách khác, ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam sẽ là giải pháp thiết thực khi mà chuỗi cung ứng toàn cầu đang trở nên đa dạng, các doanh nghiệp nước ngoài có thể mở rộng kinh doanh ở nhiều quốc gia, nhiều lĩnh vực, đòi hỏi người đại diện pháp luật sẽ phải di chuyển không ngừng để đáp ứng các điều kiện kinh doanh.

Vì vậy, để người được ủy quyền có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian người đại diện pháp luật vắng mặt tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:

  • Lập văn bản ủy quyền chỉ định cho người đại diện pháp luật còn lại cho trường hợp công ty có hơn 01 đại diện theo pháp luật; hoặc có văn bản ủy quyền cho cá nhân khác tùy thuộc vào quyết định của công ty;
  • Nội dung văn bản ủy quyền cần ghi nhận chi tiết phạm vi công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện, việc không ghi nhận chi tiết dễ dẫn đến tình trạng tư cách người được ủy quyền không được chấp nhận bởi bên thứ ba;
  • Nhằm tránh cho công việc quản lý tại Việt Nam bị gián đoạn trong thời gian người đại diện vắng mặt, văn bản ủy quyền phải được xác lập về nội dung và cả hình thức, thời hạn phù hợp với quy định và cách thức làm việc của các cơ quan có thẩm quyền trên thực tế;
  • Trong phạm vi ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn là bên chịu trách nhiệm chính cho các hành vi mà người được ủy quyền tạo lập. Chính vì vậy cần tạo cơ chế giám sát việc tuân thủ nội dung ủy quyền của người được ủy quyền, theo đó thông qua bộ phận kiểm soát của công ty hoặc bên thứ ba gián tiếp quản lý các công việc mà người được ủy quyền thực hiện bằng nhiều cách thức khác nhau.

Doanh nghiệp nước ngoài cũng cần lưu ý rằng: Mặc dù có chế định được ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để giải quyết một vài vấn đề cho doanh nghiệp khi đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam, tuy nhiên một số trường hợp buộc sự hiện diện và ban hành quyết định bởi chính người đại diện theo pháp luật mà không chấp nhận tư cách đại diện được ủy quyền, điều này phát sinh chủ yếu trong các lĩnh vực về thuế, kế toán, lao động hay hình sự.

Cách tốt nhất là doanh nghiệp nước ngoài có thể tạo chế định tồn tại 2 người đại diện theo pháp luật để loại trừ những hạn chế từ cơ chế ủy quyền. Khi áp dụng chế định tồn tại 2 người đại diện pháp luật, điều lệ công ty phải phân định rõ quyền hạn của những đại diện pháp luật, việc không phân định rõ sẽ được hiểu mặc định các đại diện theo pháp luật cùng chịu trách nhiệm liên đới cho cùng một vấn đề.

Việc hiểu rõ về cơ chế ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp nước ngoài chủ động hơn trong quá trình điều hành hoạt động bình thường của doanh nghiệp, cũng như giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong bối cảnh đại dịch Covid 19 đang diễn biến phức tạp.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Liên hệ PLF để được tư vấn