lĩnh vực bất động sản

Lựa Chọn Gì Giữa Văn Phòng Truyền Thống Và Văn Phòng Chia Sẻ?

Shared Workspace Vs Traditional Offices: Which One To Choose?

“Cùng với sự thay đổi về các chính sách, quy định, cũng như sự ổn định của xã hội, Việt Nam đã và đang dần trở thành một địa điểm thu hút nhiều nhà đầu tư nước ngoài đến làm việc và phát triển. Theo đó, một trong các công việc cần làm khi nhà đầu tư bắt đầu kinh doanh tại Việt Nam là việc tạo lập văn phòng làm việc, và tùy thuộc vào tình hình tài chính, nhu cầu hoạt động mà nhà đầu tư có thể cân nhắc lựa chọn văn phòng truyền thống hoặc văn phòng chia sẻ.“

Đối với văn phòng truyền thống, lợi thế lớn nhất là việc có đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ nhu cầu tiếp khách và làm việc cho nhân viên. Một văn phòng được thiết kế đẹp mắt, chỉn chu sẽ giúp gây ấn tượng về mặt hình ảnh, tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như nâng tầm giá trị của công ty. Ngoài ra, một văn phòng truyền thống cũng thuận tiện hơn trong việc nhận và gửi thư từ, tài liệu, tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng, tránh được việc chậm trễ, thất lạc trong việc chuyển giao.

Một văn phòng truyền thống còn sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tập trung, tránh bị xao nhãng, và cũng dễ dàng trong việc quản lý, sử dụng, kiểm soát và phân bổ các nguồn tài nguyên văn phòng (ví dụ: điện thoại, máy in, văn phòng phẩm…) một cách đồng đều và hiệu quả.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì việc thuê và đầu tư vào văn phòng truyền thống cũng tồn tại một số nhược điểm lớn mà các nhà đầu tư thường cân nhắc bao gồm các chi phí cố định và phát sinh như tiền thuê văn phòng, phí quản lý, tiền điện, phí gửi xe, internet …

Việc thi công, sửa chữa, cải tải tạo văn phòng cũng đòi hỏi phức tạp hơn như phải đăng ký nhà thầu, bảo hiểm, chi phí đặt cọc trước khi thi công, các hạng mục sửa chữa cần tuân theo quy chuẩn. Ngoài ra, khó có thể tìm được mặt bằng nhỏ dành cho những công ty startup ít vốn ở vị trí thuộc khu vực trung tâm. Văn phòng ở vị trí không thuận tiện, xa trung tâm có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty hoặc sẽ khó khăn trong việc tìm các ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó, việc mở rộng mối quan hệ tương đối bị giới hạn chỉ ở những công ty cùng tầng.

Bên cạnh văn phòng truyền thống, xu thế thuê văn phòng chia sẻ đang phát triển mạnh mẽ ở các startup và các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Một lợi thế nổi trội đó là nhà đầu tư không phải tốn các chi phí vận hành như điện, internet, phí quản lý… Các khu làm việc chung hoặc riêng đã được các bên cho thuê văn phòng chia sẻ cung cấp nội thất và các tiện nghi cơ bản. Thời hạn cho thuê văn phòng chia sẻ cũng ngắn hơn so với yêu cầu của văn phòng truyền thống, thông thường người thuê có thể thuê ngắn hạn trong 6 tháng.

Ngoài ra, các startup có thể có nhiều cơ hội giao lưu, linh hoạt hơn trong việc mở rộng quan hệ với các startup khác.

Song song với cơ hội thì các nhà đầu tư khi thuê văn phòng chia sẻ còn gặp phải các thách thức như việc không có địa điểm làm việc cố định với khách hàng. Phòng họp phải được đặt trước khi sử dụng. Tương tự, các thiết bị dùng cho cuộc họp như máy chiếu, màn chiếu cũng phải được đặt trước. Ngoài ra, việc chuẩn bị các tài liệu bản cứng cũng bị giới hạn hoặc bị tính phí theo số trang in. Bên cạnh đó, do không có không gian riêng tư nên sẽ dễ bị ảnh hưởng bởi các sự kiện được tổ chức chung cho khách thuê, đồng thời cũng khó khăn trong việc xây dựng văn hóa công ty. Nhà đầu tư cũng cần chú ý rằng, một số ngành nghề, cơ quan cấp phép sẽ yêu cầu giải trình về việc lưu trữ sản phẩm trong hoạt động kinh doanh. Do đó, trong một số trường hợp, văn phòng chia sẻ sẽ không đáp ứng được các điều kiện pháp luật quy định. Thông thường văn phòng chia sẻ phù hợp cho những công ty start-up, vừa và nhỏ với số lượng nhân viên ít. Một vài đối tác cho thuê văn phòng chia sẻ có khu vực riêng cho công ty từ 5 đến 10 thành viên, nhưng chi phí cũng tương đương so với việc thuê một văn phòng nhỏ kiểu truyền thống.

Mỗi loại hình văn phòng đều có ưu và nhược điểm riêng. Để có thể lựa chọn hình thức văn phòng phù hợp với nhu cầu, nhà đầu tư cần cân nhắc về quy mô công ty, loại hình kinh doanh, cách vận hành cũng như ngân sách, vốn của doanh nghiệp.

Thời gian viết bài: Ngày 03/06/2021

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Liên Hệ PLF để được tư vấn