LĨNH VỰC KINH DOANH

Những vấn đề pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn địa điểm để đặt trụ sở công ty

Những vấn đề pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn địa điểm để đặt trụ sở công ty
Những vấn đề pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn địa điểm để đặt trụ sở công ty

Thành lập và điều hành hoạt động doanh nghiệp tại Việt Nam trong nhiều hoàn cảnh khác nhau sẽ có những khó khăn mà các nhà đầu tư thường lúng túng khi gặp phải. Ngoài những vấn đề như lựa chọn và đăng ký ngành nghề kinh doanh mà công ty muốn thực hiện; người đại diện hợp pháp… thì việc xác định địa điểm để đặt trụ sở công ty cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà nhà đầu tư cũng phải cân nhắc, địa điểm được lựa chọn chỉ được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận khi đáp ứng được các điều kiện được pháp luật quy định và phù hợp với quy hoạch tại mỗi khu vực. Bài viết dưới đây sẽ giúp nhà đầu tư có thêm thông tin trước khi đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm đặt trụ sở, và những lưu ý pháp lý xoay quanh vấn đề này mà nhà đầu tư cần chú ý.

Theo quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp Việt Nam phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam và là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) và phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đặt trụ sở

Quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp đối với trụ sở chính được thể hiện thông qua văn bản, tài liệu cụ thể như hợp đồng thuê nhà/văn phòng/bất động sản hoặc qua giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Trong nhiều trường hợp, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu nhà đầu tư cung cấp những tài liêụ nêu trên trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

2. Trụ sở chính phải có địa chỉ rõ ràng, ổn định, lâu dài

Nhằm thuận lợi cho việc cơ quan có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp cũng như việc doanh nghiệp dễ dàng trong quá trình liên lạc đối tác kinh doanh, theo quy định của pháp luật, địa chỉ trụ sở chính phải rõ ràng, ổn định, lâu dài và được xác định cụ thể: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường; hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

3. Trụ sở của doanh nghiệp không được đặt tại nhà chung cư/nhà tập thể:

Theo quy định của Luật nhà ở 2014, nhà chung cư/nhà tập thể chỉ được phép sử dụng cho mục đích ở. Do đó, công ty không thể lựa chọn đăng ký địa chỉ trụ sở của mình tại những địa điểm này.

Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý rằng đối với trường hợp căn hộ thuộc diện officetel – loại hình căn hộ đa năng với công năng sử dụng vừa để ở vừa làm văn phòng. Theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn đặt địa chỉ công ty tại địa điểm này, tuy nhiên cần cung cấp thêm tài liệu về công năng sử dụng của địa điểm có xác nhận của chủ đầu tư công trình trong hồ sơ xin cấp phép thành lập.

4. Chọn địa chỉ trụ sở phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Một trong những điểm quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở là sự phù hợp của ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp dự định đăng ký với quy hoạch địa bàn của từng địa phương và với quy định của pháp luật chuyên ngành.

Để phục vụ cho công tác quản lý cũng như phát triển kinh tế, một số địa phương sẽ phân chia địa bàn thành nhiều khu vực cho phép hoạt động một số ngành nghề đặc thù. Chẳng hạn như việc các công ty sản xuất tại thành phố Hồ Chí Minh thường được yêu cầu đăng ký địa điểm thực hiện hoạt động sản xuất của mình tại các khu công nghiệp, khu chế xuất để đảm bảo về vấn đề quản lý và bảo vệ môi trường. Theo đó, công ty có thể đăng ký địa chỉ trụ sở chính tại một địa điểm thông thường nhưng phải đảm bảo rằng hoạt đông sản xuất không được tiến hành tại trụ sở của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc đảm bảo phù hợp với điều kiện do pháp luật chuyên ngành quy định cũng là một yếu tố mà doanh nghiệp cũng như chủ sở hữu phải xem xét khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính của công ty. Một ví dụ điển hình là việc điểm bán rượu, bia để tiêu dùng tại chỗ, điểm bán thuốc lá không được đặt tại địa điểm nằm trong bán kính 100 mét tính từ khuôn viên của cơ sở y tế, nhà trẻ, trường mẫu giáo, trường mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông.

Trên là một số thông tin tham khảo để doanh nghiệp cũng như chủ sở hữu công ty có thể xem xét trước khi đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính. Ngoài ra, để đảm bảo việc lựa chọn trụ sở chính phù hợp, nhà đầu tư nên tham khảo các quy định pháp luật chuyên ngành cũng như quy hoạch địa bàn của địa phương trước khi tiến hành thủ tục đăng ký/thay đổi tại cơ quan có thẩm quyền cũng như đầu tư, chuẩn bị cho hoạt động của mình tại địa điểm này.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.