lĩnh vực lao động

Quy Trình Và Biểu Mẫu Cần Có Để Quản Lý Lao Động Tại Việt Nam

Procedures And Forms Required For Labor Management In Vietnam

“Quyền quản lý, điều hành, giám sát người lao động (“NLĐ”) cũng như cách thức thực hiện luôn là điều khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng trong quá trình quản lý NLĐ. Để đảm bảo việc quản lý, điều hành và giám sát NLĐ trong quá trình làm việc, bên cạnh hợp đồng lao động (“HĐLĐ”), doanh nghiệp thường xây dựng các quy trình và biểu mẫu nội bộ. Trong bối cảnh Bộ luật lao động 2019 đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021, bài viết sau đây sẽ tổng hợp các quy trình, biểu mẫu cần có để doanh nghiệp quản lý lao động theo quy định của Bộ luật lao động 2019 như sau.“

Hợp đồng thử việc

Theo quy định tại Bộ luật lao động 2019, “Người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) và NLĐ có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong HĐLĐ hoặc thỏa thuận về thử việc bằng việc giao kết hợp đồng thử việc”. Do đó nội dung thử việc được ghi nhận chung tại HĐLĐ hay tách ra thành Hợp đồng thử việc riêng lẻ là tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để tách bạch rõ ràng, doanh nghiệp nên tách Hợp đồng thử việc riêng và HĐ lao động riêng thành hai văn bản khác nhau.

Việc ký kết một hợp đồng thử việc riêng với NLĐ sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các điều khoản riêng biệt trong giai đoạn thử việc (nếu có), tránh được việc trộn lẫn các điều khoản với HĐLĐ chính thức. Theo đó, hợp đồng thử việc sẽ ghi nhận các tiêu chí để đánh giá NLĐ có đáp ứng được yêu cầu công việc trong thời gian thử việc hay không cũng như phương thức chấm dứt hợp đồng thử việc khi kết quả công việc trong thời gian thử việc không đạt yêu cầu. Văn bản này càng mang tính cần thiết khi áp dụng cho các vị trí quản lý, vị trí cấp cao quan trọng trong doanh nghiệp.

Biểu mẫu HĐLĐ

Có thể nói, HĐLĐ được xem là văn bản quan trọng nhất trong mối quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và NLĐ. Theo đó, “HĐLĐ là sự thỏa thuận giữa NLĐ và NSDLĐ về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động”.

Doanh nghiệp cần lập một mẫu HĐLĐ duy nhất. Hiện nay theo quy định tại Bộ luật lao động 2019, HĐLĐ xác định thời hạn có thể ký kết với nhiều thời hạn khác nhau, tối đa là 36 tháng, thay vì theo quy định tại Bộ luật lao động 2012 cũ là từ 12 tháng đến 36 tháng. Do đó, tương ứng với từng vị trí, nội dung công việc, doanh nghiệp có thể xác lập HĐLĐ với thời hạn tương ứng. Nội dung về thời hạn của HĐLĐ có thể được ghi nhận nhiều thời hạn khác nhau (tối đa 36 tháng) để doanh nghiệp lựa chọn áp dụng chủ động cho từng cá nhân cụ thể.

Nội quy lao động

Có thể nói, nội quy lao động (“NQLĐ”) có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động. Theo quy định của Bộ luật lao động 2019 hiện hành, “NSDLĐ phải ban hành NQLĐ, nếu sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì NQLĐ phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 NLĐ thì không bắt buộc ban hành NQLĐ bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ”. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên, doanh nghiệp phải đăng ký NQLĐ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Bên cạnh đó, Bộ luật lao động hiện hành cũng nghiêm cấm việc “Xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ có hành vi vi phạm không được quy định trong NQLĐ hoặc không thỏa thuận trong HĐLĐ đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định”. Điều đó chứng tỏ rằng, NQLĐ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc xử lý kỷ luật lao động NLĐ. Theo đó, doanh nghiệp sẽ không được xử lý kỷ luật lao động về hành vi vi phạm nào nếu hành vi đó không được quy định trong NQLĐ, HĐLĐ hoặc pháp luật lao động không có quy định. Trên thực tế, HĐLĐ thường không ghi nhận hết được các hành vi vi phạm mà nếu NLĐ vi phạm sẽ bị áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng. Chính vì vậy, để quản lý nhân sự theo quy tắc chung, không phân biệt vị trí – mối quan hệ nếu có vi phạm thì căn cứ theo NQLĐ để xử lý. Do đó, việc xây dựng NQLĐ là hết sức cần thiết.

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Pháp luật lao động hiện nay cho phép doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ nếu nhận thấy NLĐ “thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của NSDLĐ”. Quy định này đã tạo ra sự chủ động cho doanh nghiệp khi trong quá trình làm việc phía doanh nghiệp nhận ra năng lực làm việc của NLĐ không đạt yêu cầu có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ. Năng lực làm việc của NLĐ cần được kiểm chứng dựa trên các công việc mà NLĐ thực hiện và cần một khoảng thời gian khá dài để có thể xác định được.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng Quy chế đánh giá này, gắn liền với bảng mô tả công việc của mỗi vị trí, chỉ tiêu công việc của mỗi tháng hay mỗi dự án mà doanh nghiệp yêu cầu NLĐ phải đạt được. Khi NLĐ không đạt được yêu cầu công việc đã nêu trong Quy chế, doanh nghiệp có cơ sở để đơn phương chấm dứt HĐLĐ không phụ thuộc vào việc đó là HĐLĐ xác định thời hạn hay không xác định thời hạn. Lưu ý rằng, Quy chế này là bắt buộc và cần được xem là một phần không thể tách rời với HĐLĐ để có thể áp dụng được phương thức “đơn phương chấm dứt HĐLĐ do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc”.

Quy trình tuyển dụng – xử lý kỷ luật – đơn phương – sa thải

Pháp luật lao động hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng quy trình nội bộ. Tuy nhiên pháp luật lao động có quy định doanh nghiệp khi xử lý kỷ luật lao động hoặc đơn phương hoặc chấm dứt HĐLĐ theo hình thức sa thải thì phải theo đúng các trình tự mà luật đã quy định. Đối với các quy trình tuyển dụng, xử lý kỷ luật lao động, sa thải …  thông thường sẽ được thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật lao động. Tuy nhiên, những quy định điều chỉnh các quy trình này nằm rải rác tại nhiều điều khoản, văn bản khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình gồm phần diễn giải chi tiết và phần sơ đồ nhằm mục đích giúp doanh nghiệp có thể dự kiến trước những bước cần thực hiện cũng như tương ứng với mỗi bước khi thực hiện các quy trình tuyển dụng, xử lý kỷ luật, đơn phương, sa thải.

Thời gian viết bài: 13/07/2021

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Liên Hệ PLF để được tư vấn