lĩnh vực đầu tư

Quyền Quản Lý Con Dấu Trong Doanh Nghiệp

The Right To Manage The Enterprise Seal

“Kể từ khi Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp đã có những thay đổi nhất định theo hướng đề cao quyền tự chủ của doanh nghiệp đối với con dấu của mình. Điều này xuất phát từ tư duy cởi mở, thông thoáng hơn của nhà lập pháp trong các quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.“

Theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020, “Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.

Quy định hiện hành đã bỏ hoàn toàn thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Đây được coi là một quy định mới và phù hợp với xu hướng đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật. Việc thay đổi này đã tiệm cận hơn với những chuẩn mực pháp lý trong kinh doanh, theo đó con dấu doanh nghiệp được sử dụng với mục đích ban đầu của nó là nhận biết một doanh nghiệp hơn là một yếu tố then chốt thể hiện tính pháp lý của doanh nghiệp. Đặc biệt, việc pháp luật công nhận dấu doanh nghiệp có thể là dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là cần thiết, phù hợp với thực tiễn giao dịch điện tử đang phổ biến, đồng thời góp phần mở rộng sự lựa chọn cho doanh nghiệp khi sử dụng dấu thay vì chỉ dùng con dấu khắc thông thường.

Quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Như vậy, doanh nghiệp được quyền linh hoạt chọn lựa ai có quyền quản lý con dấu của mình theo quy định tại điều lệ công ty hoặc quy chế doanh nghiệp. Nói cách khác, người có thẩm quyền ban hành, sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp sẽ có quyền định đoạt ai là người có quyền quản lý và lưu giữ dấu. Theo quy định tại Luật doanh nghiệp 2020, thẩm quyền ban hành, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty sẽ thuộc về:

  • Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với loại hình Doanh nghiệp tư nhân;
  • Hội đồng thành viên đối với loại hình Công ty hợp danh
  • Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty đối với loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn
  • Đại hội đồng cổ đông đối với loại hình Công ty cổ phần.

Thông thường con dấu được sử dụng để xác nhận tư cách của doanh nghiệp trên các văn bản doanh nghiệp phát hành hoặc trong các giao dịch, tuy nhiên điều đó không có nghĩa rằng khi văn bản không có đóng dấu của doanh nghiệp sẽ đương nhiên không có giá trị ghi nhận cam kết của doanh nghiệp, bởi tính hiệu lực giao dịch còn phụ thuộc vào việc xem xét ý chí của các trong quá trình thực hiện giao dịch.

Thực tế, con dấu là bắt buộc trên các văn bản Doanh nghiệp chỉ bắt buộc đóng dấu theo quy định trong Luật kế toán, trong các chứng từ kế toán hay theo yêu cầu riêng của ngân hàng cần phải đóng dấu vào các tài liệu, sổ sách. Tuy nhiên, kể từ khi có Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cơ quan quản lý thuế cho phép doanh nghiệp lựa chọn đóng dấu hoặc sử dụng chữ ký số trong các chứng từ, hoá đơn, tài liệu (ngoại trừ sổ kế toán vẫn phải đóng dấu giáp lai theo quy định của Luật kế toán).

Nhìn chung, hiện nay doanh nghiệp đã được toàn quyền quyết định quản lý con dấu mà không cần có sự can thiệp và điều chỉnh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Từ đó, doanh nghiệp có quyền chủ động định đoạt ai là người có quyền quản lý con dấu và trách nhiệm của các bên liên quan đến con dấu được rõ ràng hơn rất nhiều.

Thời gian viết bài: 25/05/2021

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Liên Hệ PLF để được tư vấn