LĨNH VỰC ĐẦU TƯ

Thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có giá trị trong thời gian tối đa là 05 năm theo Nghị định 07/2016/ND-CP, đồng thời không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Khi hết thời hạn trên, thương nhân xem xét gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện căn cứ theo nhu cầu để tiếp tục việc duy trì hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

1. Thẩm quyền gia hạn:

Tùy vào địa điểm của Văn phòng đại diện, hồ sơ gia hạn có thể được nộp đến một trong hai cơ quan sau:

  • Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân đặt trụ sở Văn phòng đại diện; hoặc
  • Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là “Ban quản lý”).

2. Thời hạn gia hạn:

Tối đa 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

3. Các điều cần lưu ý trước khi gia hạn:

  • Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn;
  • Thương nhân nước ngoài vẫn còn hoạt động theo pháp luật tại quốc gia mà thương nhân đã thành lập;
  • Văn phòng đại diện không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Hồ sơ gia hạn cần chuẩn bị

Để gia hạn văn phòng đại diện, Thương nhân cần chuẩn bị các thành phần hồ sơ như sau:

  • Đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu của Bộ Công Thương);
  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (phải được dịch sang tiếng Việt và đóng dấu hợp pháp lãnh sự);
  • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của thương nhân nước ngoài (phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng, chứng thực);
  • Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
  • Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện thủ tục (trong trường hợp người có nghĩa vụ không trực tiếp thực hiện thủ tục).

Trên thực tế, Cơ quan cấp phép có thẩm quyền có thể yêu cầu Thương nhân cung cấp thêm một số tài liệu, văn bản giải trình khác ngoài danh mục tài liệu được liệt kê nêu trên. Ngoài ra, việc chuẩn bị đúng và đầy đủ các tài liệu theo quy định cũng mất khá nhiều thời gian. Vì vậy, Thương nhân nên có kế hoạch chuẩn bị các tài liệu để đảm bảo việc gia hạn được thuận lợi, tránh trường hợp việc cung cấp hồ sơ bị thiếu sót dẫn đến thủ tục gia hạn bị kéo dài.

5. Trình tự, thủ tục thực hiện gia hạn:

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng).

Khi nhận được bộ hồ sơ gia hạn, Cơ quan cấp phép tiến hành xử lý như sau: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

Thương nhân cần lưu ý rằng cần nộp hồ sơ gia hạn trước khi giấy phép hết hạn. Nếu Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hết thời hạn mà thương nhân vẫn hoạt động, có nghĩa là văn phòng đại diện đang hoạt động mà không có giấy phép. Việc hoạt động không có giấy phép dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý và ảnh hưởng đến uy tín của thương nhân nước ngoài. Khi thực hiện thủ tục gia hạn, Cơ quan cấp Giấy pép còn xem xét lại quá trình hoạt động trước đây của Văn phòng đại diện. Do đó, Văn phòng đại diện cần thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật để việc xem xét, xử lý hồ sơ gia hạn được tiến hành thuận lợi.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.