LĨNH VỰC BẤT ĐỘNG SẢN

Tiêu chí lựa chọn văn phòng chia sẻ

Tiêu chí lựa chọn văn phòng chia sẻ
Tiêu chí lựa chọn văn phòng chia sẻ

Trước ảnh hưởng của dịch bệnh, một trong các biện pháp giảm áp lực chi phí và tạo môi trường làm việc an toàn mà các doanh nghiệp hướng đến chính là sử dụng văn phòng chia sẻ (co-working). Trước đây co-working thường được lưu tâm bởi doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức hoặc cá nhân freelancer, nhưng gần đây đã mở rộng thị phần sang các doanh nghiệp quy mô lớn. Việc gia tăng số lượng văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn nhưng đi kèm là sự phân vân, cân nhắc. Do đó, một số tiêu chí cơ bản về văn phòng chia sẻ được liệt kê trong bài viết này phần nào sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng lựa chọn được địa điểm phù hợp.

Vị trí địa lý

Những văn phòng chia sẻ được đặt tại các vị trí trung tâm, giao thông thuận lợi và gần các tiện ích đi kèm như xung quanh có thêm ngân hàng, cơ quan hành chánh, phòng tập thể dục, nhà hàng, khu giải trí, trung tâm mua sắm… hiện đang được các doanh nghiệp, nhà đầu tư ưu ái lựa chọn bởi sự tiện lợi mà vị trí đó mang lại. Theo đó không thể không kể đến việc giảm bớt được thời gian di chuyển của các thành viên khi có nhu cầu làm việc với các cơ quan hành chính, lựa chọn được các địa điểm ăn uống phù hợp khi cần gặp gỡ khách hàng, và trên hết những doanh nghiệp có địa điểm kinh doanh được đặt tại các vị trí trung tâm luôn được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao.

Thiết kế

Hiện nay, các co-working theo đuổi lối thiết kế có không gian mở, linh hoạt và mang tính sáng tạo. Không gian mở với hệ thống cửa kính, ánh sáng, điều hòa không khí được lắp đặt khoa học sẽ mang tới sự thoải mái, hiệu suất cao trong công việc. Tính linh hoạt trong thiết kế giúp nhân sự trong doanh nghiệp tăng tính tương tác và doanh nghiệp cũng dễ chủ động hơn khi muốn thay đổi mô hình làm việc, điều chỉnh quy mô nhân sự. Một số đơn vị cho thuê còn tích hợp mảng xanh hoặc phân chia khu vực kiến trúc theo màu sắc, chủ đề nhằm đem lại trải nghiệm sáng tạo, mới lạ cho khách hàng.

Tiện ích đa dạng

Một văn phòng chia sẻ bên cạnh thiết kế linh hoạt còn được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cùng nội thất cơ bản như bàn ghế, tủ, kệ, máy in, máy photocopy, hệ thống PCCC, wifi, camera, bãi đỗ xe, hòm thư, … Ngoài ra, điểm cộng ở các đơn vị cho thuê chuyên nghiệp là việc sẵn sàng đáp ứng yêu cầu phát sinh từ phía khách hàng như phòng tiếp khách, phòng họp riêng, phòng cho phụ nữ mang thai, khu nghỉ ngơi, phòng tổ chức sự kiện, phòng gym, tủ lưu trữ văn bản, máy đo thân nhiệt, máy chiếu, nhân viên vệ sinh…. Bên cạnh những tiện ích về hạ tầng thì việc các văn phòng chia sẻ có nhân sự phụ trách các công việc về hành chính như tiếp nhận thư, bưu phẩm, tham gia các cuộc họp với vai trò thư ký doanh nghiệp, lưu trữ tài liệu… cũng là yếu tố quan trọng mà từ đó các doanh nghiệp, nhà đầu tư ưu ái lựa chọn các văn phòng chia sẻ để hoạt động. Với các tiện ích có sẵn này, doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí về cơ sở hạ tầng, nhân sự phụ trách và bên cạnh đó còn tận hưởng được sự chỉn chu, chuyên nghiệp từ các dịch vụ mà văn phòng chia sẻ cung cấp.

Phí thuê

Các văn phòng chia sẻ thường đưa ra nhiều lựa chọn và gói thuê, từ lựa chọn theo chỗ ngồi cho đến gói thuê theo bàn hoặc gói thuê văn phòng riêng, hay nói cách khác văn phòng chia sẻ sẽ cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn tương ứng với nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Một điều rất dễ nhận thấy rằng để thuê một địa điểm làm việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về vị trí trung tâm, tiện lợi, thiết kế hiện đại, tiện ích đa dạng sẽ không phải là chi phí nhỏ cho mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng chia sẻ để làm địa điểm hoạt động, một số doanh nghiệp cẩn trọng hơn khi sử dụng văn phòng chia sẻ để thử nghiệm trước khi quyết định việc thuê các văn phòng truyền thống với chi phí lớn. Thông qua việc thử nghiệm này các doanh nghiệp cũng cân nhắc được việc nên hay không nên thay đổi địa điểm kinh doanh sang vị trí trung tâm.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Việc chọn ra một trong số nhiều đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ còn có thể dựa trên tinh thần hỗ trợ, thái độ phục vụ và chất lượng từ dịch vụ chăm sóc khách hàng. Sự gia tăng đáng kể về số lượng văn phòng chia sẻ không có nghĩa chất lượng sẽ tỉ lệ thuận theo. Các doanh nghiệp cần tổng hợp nhiều nguồn tham khảo, tìm hiểu kỹ hạng mục có thể phát sinh chi phí để xác định nơi đặt làm văn phòng hợp lý, mang tính ổn định cao, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức và các thành viên.

Tính pháp lý của bên cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ

Xuất phát từ nhu cầu của khách hàng mà những năm gần đây dịch vụ văn phòng chia sẻ phát triển khá mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đang chuyển hướng sang hoạt động ngành nghề này bởi chi phí vốn ban đầu không quá nặng như hoạt động cho thuê văn phòng truyền thống. Với tư cách là bên đi thuê, doanh nghiệp và nhà đầu tư cần xem xét kỹ quyền cho thuê của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ, nhằm đảm bảo bên cho thuê có đầy đủ tư cách để cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ, bên cạnh đó là các quy định về thời hạn thuê, điều khoản đơn phương chấm dứt, đặt cọc.

Doanh nghiệp luôn mong muốn sự ổn định trong hoạt động kinh doanh, chính vì vậy để tránh việc thay đổi địa điểm hoạt động thường xuyên gây ảnh hướng đến nhân sự cũng như khách hàng, doanh nghiệp cần xem xét một cách toàn diện các vấn đề trên để lựa chọn được địa điểm hoạt động phù hợp.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.