LĨNH VỰC SỞ HỮU TRÍ TUỆ

Ủy quyền trong doanh nghiệp và rủi ro tiềm ẩn

Ủy quyền trong doanh nghiệp và rủi ro tiềm ẩn
Ủy quyền trong doanh nghiệp và rủi ro tiềm ẩn

Pháp luật về doanh nghiệp và dân sự đặt ra cơ chế ủy quyền để giảm thiểu bớt khối lượng công việc mà người đại diện theo pháp luật phải xử lý cũng như để linh hoạt điều hành hoạt động của doanh nghiệp khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt. Theo quy định, người ủy quyền vẫn là bên chịu trách nhiệm với bên thứ ba đối với các nội dung được thực hiện trong phạm vi được ủy quyền. Tuy nhiên, trên thực tế vì lợi ích cá nhân hoặc đôi khi vì không chú ý đến phạm vi được ủy quyền đã được ghi nhận trong văn bản ủy quyền mà người được ủy quyền đã vô tình hoặc cố ý thực hiện các công việc vượt quá phạm vi ủy quyền hoặc không nằm trong phạm vi ủy quyền, và điều này đôi khi khiến doanh nghiệp phải gánh chịu các tổn thất không đáng có nếu chính doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động của người được ủy quyền.

Vượt quá phạm vi ủy quyền

Đối với doanh nghiệp, để thuận lợi trong việc điều hành quản lý thì thông thường đại diện theo pháp luật sẽ tiến hành ủy quyền cho một hoặc nhiều cá nhân để thực hiện các công việc theo sự phân công. Hoạt động ủy quyền này có thể trong một thời gian nhất định khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt hoặc có tính chất thường xuyên, dựa vào mục tiêu hoạt động, cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp cũng như của các phòng ban mà nội dung ủy quyền sẽ khác nhau. Nội dung ủy quyền càng chi tiết sẽ là thuận lợi để doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động của người được ủy quyền.

Về nguyên tắc, giao dịch dân sự do người được ủy quyền xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện pháp luật đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp:

– Người ủy quyền đồng ý;

– Người ủy quyền biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

– Người ủy quyền có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi ủy quyền.

Trong các trường hợp này, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm với các giao dịch do người được ủy quyền thực hiện.

Không nằm trong phạm vi ủy quyền

Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người ủy quyền, trừ một trong các trường hợp sau đây:

– Người ủy quyền đã công nhận giao dịch;

– Người ủy quyền biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

– Người ủy quyền có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.

Trong các trường hợp này, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm với các giao dịch do người được ủy quyền thực hiện. Để loại trừ các rủi ro trách nhiệm mà người ủy quyền có thể phải chịu, doanh nghiệp cần rà soát lại nội dung ủy quyền theo hướng:

– Các công việc được ủy quyền cần được liệt kê chi tiết, tránh việc ghi nhận một cách chung chung;

– Phạm vi ủy quyền, cụ thể quyền ký, xác lập các văn bản, quyền đưa ra quyết định, v.v, cũng cần ghi nhận một cách cụ thể tùy thuộc theo từng nội dung ủy quyền. Ví dụ như sau: Đối với trường hợp ủy quyền cho nội dung ký kết hợp đồng thì cần phân định rõ là hợp đồng đối với khách hàng hay với nhà cung cấp, giá trị được quyết định trong giới hạn bao nhiêu, các văn bản khác đi kèm hợp đồng hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh (biên bản ghi nhớ, thỏa thuận, phụ lục, thanh lý, v.v)

Với trường hợp ủy quyền trong lĩnh vực lao động thì phạm vi công việc có bao gồm tuyển dụng, giao kết HĐLĐ, phụ lục, xử lý kỷ luật hay không, hay chỉ một trong các nội dung này, giới hạn mức lương, vị trí hay hành vi xử lý kỷ luật mà người nhận ủy quyền được quyền thực hiện.

Với trường hợp ủy quyền làm việc với cơ quan nhà nước, nội dung ủy quyền cần tương thích với cách thức làm việc của mỗi cơ quan, đặc biệt là một số cơ quan tố tụng như Công an, Tòa án, cơ quan thi hành án, v.v.

– Thời hạn ủy quyền;

Hiện nay, bên cạnh các giao dịch xác lập bằng văn bản thì phương thức trao đổi, xác nhận qua email khá phổ biến và trong một số giao dịch các bên thỏa thuận rõ việc trao đổi qua email cũng có giá trị ràng buộc các bên. Chính vì vậy về phía người ủy quyền cũng cần theo dõi các email mà cá nhân được gửi kèm trong quá trình người được ủy quyền trao đổi công việc. Về phạm vi nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xử lý công việc đối với người được ủy quyền bao gồm quy trình làm việc theo phương thưc văn bản giấy và làm việc thông qua phương tiện điện tử (email, điện thoại, các ứng dụng khác), xử lý khi vượt phạm vi ủy quyền, phương thức giám sát, v.v.

Trách nhiệm của Người ủy quyền

Như đã trình bày ở đầu bài viết, người ủy quyền hay người được đại diện là bên có quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch mà người được ủy quyền xác lập theo nội dung được ủy quyền và đặc biệt là trong phạm vi ủy quyền. Trên thực tế, một số doanh nghiệp khi xác lập văn bản ủy quyền đã ghi nhận điều khoản theo hướng người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm đối với bên thứ ba khi thực hiện các công việc trong thời gian được ủy quyền, tuy nhiên điều này sẽ là phù hợp nếu người được ủy quyền đã vi phạm nội dung văn bản ủy quyền theo đó thực hiện các công việc nằm ngoài phạm vi hay vượt quá phạm vi đã được ủy quyền. Trường hợp người được ủy quyền thực hiện đúng nội dung ghi nhận tại văn bản ủy quyền thì vấn đề trách nhiệm đối với bên thứ ba thuộc về bên ủy quyền.

Tinh thần các nhà làm luật hiểu vấn đề này theo hướng, người được ủy quyền đang thực hiện công việc vì lợi ích của người ủy quyền, chính vì vậy khi lợi ích phát sinh từ quan hệ ủy quyền thì người ủy quyền là bên được thừa hưởng các lợi ích này. Kèm theo lợi ích sẽ có các nghĩa vụ mà người ủy quyền phải thực hiện với bên thứ ba khi mà quan hệ ủy quyền chấm dứt, điều này phù hợp trong bối cảnh người ủy quyền là người sở hữu các quyền mà pháp luật đã ấn định (quyền hạn của đại diện theo pháp luật, quyền của kế toán trưởng hoặc quyền sở hữu đối với tài sản của người ủy quyền).

Chính vì vậy, vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp cũng như người ủy quyền là cần kiểm soát hoạt động của người được ủy quyền và năng lực quản lý để đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ hậu quả hay rủi ro nào cho doanh nghiệp và người ủy quyền ngay cả khi người được ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi ủy quyền, rủi ro này thường phát sinh khi người được ủy quyền không đáp ứng yêu cầu về năng lực làm việc.

Nhìn chung, hoạt động ủy quyền luôn tiềm ẩn các rủi ro cho doanh nghiệp và người ủy quyền, nhưng “ủy quyền” là công cụ quản lý hiệu quả giúp giảm tải công việc cho đại diện pháp luật cũng như để duy trì mọi hoạt động của doanh nghiệp luôn được diễn ra mà không bị gián đoạn khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt. Chính vì vậy để duy trì việc ủy quyền, doanh nghiệp cần có quy chế, quy trình để quản lý hoạt động của người được ủy quyền, có bộ phận kiểm soát để giám sát và “thổi còi” khi có bất kỳ hành động nào của người được ủy quyền bị xem là không đúng với nội dung ủy quyền và quy định của công ty.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.