Công ty cổ phần là loại hình công ty phức tạp nhất theo pháp luật doanh nghiệp. Với mô hình quản lý có sự tham gia của nhiều bộ phận, vị trí, đòi hỏi mỗi thành phần cần được pháp luật quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ để không bị chồng chéo khi hoạt động trong thực tế. Phạm vi bài viết này sẽ giới thiệu về vai trò của Ban kiểm soát, một trong những bộ phận quản lý được xem là rất quan trọng trong việc kiểm soát các bộ phận chức năng khác của công ty cổ phần, tuy nhiên lại thường không nhận được sự quan tâm đúng mực, đặc biệt là khi công ty cổ phần vừa được thành lập.
1. Khi nào bắt buộc có Ban kiểm soát?
Luật doanh nghiệp không quy định quá rõ ràng việc có bắt buộc phải có ban kiểm soát hay không, tuy nhiên, để hiểu được trường hợp nào pháp luật doanh nghiệp yêu cầu phải thành lập ban kiểm soát, bài viết sẽ phân tích quy định về cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần nhằm làm rõ. Khoản 1 Điều 134 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:
“Điều 137. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần
1. Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.”
Theo như quy định trên, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần có thể hoạt động theo hai mô hình. Tuy nhiên, trường hợp theo Điểm b, để có thể lựa chọn mô hình quản lý này đòi hỏi Hội đồng quản trị phải có ít nhất 20% số thành viên là thành viên độc lập và thành lập một Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Nếu không thỏa mãn các điều kiện nêu trên, công ty cổ phần sẽ phải lựa chọn mô hình quản lý quy định tại Điểm a, trong đó có bao gồm Ban kiểm soát.
Bên cạnh đó, nếu xét riêng mô hình quản lý theo Điểm a, Luật doanh nghiệp 2020 đã đưa ra ngoại lệ không bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát nếu công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức đang sở hữu dưới 50% cổ phần của công ty.
Như vậy, kết hợp các quy định nêu trên, công ty cổ phần bắt buộc phải có ban kiểm soát nếu không thỏa mãn một trong những điều kiện sau:
- Có ít nhất 20% số thành viên là thành viên độc lập trong Hội đồng quản trị và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị; hoặc
- Có dưới 11 cổ đông và có các cổ đông là tổ chức đang sở hữu dưới 50% cổ phần của công ty.
2. Vai trò của Ban kiểm soát
Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 bao gồm:
- Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
- Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
- Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
- Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại Khoản 2 Điều 115 Luật doanh nghiệp.
- Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại Khoản 2 Điều 115 Luật doanh nghiệp, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 Luật doanh nghiệp phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
- Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.
- Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của điều lệ công ty.
Có thể thấy, sự can thiệp của Ban kiểm soát vào việc điều hành, quản lý công ty là rất lớn. Với việc có thể giám sát và báo cáo các hành vi vi phạm của các bộ phận và vị trí như Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát là một bộ phận rất đắc lực giúp cho Đại hội đồng cổ đông đảm bảo quá trình quản lý của công ty diễn ra hiệu quả và hạn chế việc lạm dụng quyền của các bộ phận, vị trí gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty.
Với chức năng chủ yếu can thiệp sâu vào việc kinh doanh của công ty, Luật doanh nghiệp cũng đặt ra các tiêu chuẩn cho các thành viên của Ban kiểm soát nhằm đảm bảo những Kiểm soát viên có một mức trình độ nhất định để tham gia giám sát, đó là phải ít nhất đã được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và Luật doanh nghiệp 2020 cũng không hạn chế Điều lệ công ty quy định thêm các tiêu chuẩn khác. Bên cạnh đó, Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.
Cần lưu ý thêm rằng, trong quá trình tham gia giám sát, Ban kiểm soát sẽ không bị chi phối hoặc ảnh hưởng bởi các bộ phận, vị trí mà mình tham gia giám sát, kể cả Hội đồng quản trị. Vai trò của Ban kiểm soát là độc lập và trong nội bộ công ty, Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông mà thôi.
Như đã phân tích ở trên, Ban kiểm soát là một trong những bộ phận quan trọng trong cơ cấu quản lý và hoạt động của công ty cổ phần, và sẽ giúp cho Đại hội đồng cổ đông giám sát các bộ phận, vị trí trong công ty cổ phần hoạt động đúng chức năng của mình.
Bên cạnh đó, việc tuyển chọn các cá nhân có đầy đủ trình độ để tham gia quản lý công ty cũng là một trong những yếu tố then chốt giúp đạt được hiệu quả tốt nhất khi Ban kiểm soát tham gia giám sát hoạt động kinh doanh của công ty.
Với việc lựa chọn thành lập công ty cổ phần, các nhà đầu tư cần tìm hiểu kỹ các trường hợp cần phải thành lập Ban kiểm soát để tránh vi phạm quy định của pháp luật doanh nghiệp, đặc biệt là trường hợp có các tổ chức tham gia góp vốn vào công ty.
