LĨNH VỰC KINH DOANH

Xác lập điều khoản đặt cọc và tạm ứng trong hợp đồng

Xác lập điều khoản đặt cọc và tạm ứng trong hợp đồng
Xác lập điều khoản đặt cọc và tạm ứng trong hợp đồng

Hợp đồng được xác lập và thực hiện dựa trên thiện chí của các bên. Thông thường tại thời điểm giao kết, các cam kết được ghi nhận tại hợp đồng vẫn được các bên tuân thủ. Tuy nhiên, trên thực tế, không có gì để đảm bảo rằng các bên sẽ vẫn nghiêm túc thực hiện các thỏa thuận tại Hợp đồng cho đến khi Hợp đồng kết thúc. Để hạn chế các rủi ro cho chính doanh nghiệp khi tham gia giao dịch thì các cơ chế về phạt hợp đồng, đặt cọc hay tạm ứng được các bên thỏa thuận và ghi nhận trong Hợp đồng. Các điều khoản này được xác lập cũng là cơ sở để một bên xem xét sự thiện chí và nghiêm túc của bên còn lại trong giao dịch. Tuy nhiên, các bên cũng cần lưu ý rằng, tùy thuộc vào vị thế của mình trong hợp đồng, đánh giá khả năng vi phạm có phát sinh trên thực tế không để từ đó lựa chọn việc ghi nhận điều khoản đặt cọc hoặc tạm ứng, bởi cơ chế xử lý cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên đối với đặt cọc và tạm ứng là khác nhau.

Đặt cọc trong hợp đồng

Theo quy định, đặt cọc được xem là một trong những biên pháp đảm bảo thực hiện nghĩa vụ, đặt cọc chỉ được áp dụng nếu các bên có quy định tại hợp đồng và có phát sinh đặt cọc trên thực tế, và tương tự như chế tài phạt vi phạm hợp đồng. Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đặt cọc như sau:

Điều 328. Đặt cọc

  1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
  2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.”

Như vậy, đặt cọc là một trong các biện pháp được đặt ra để các bên đảm bảo cho việc giao kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng theo đúng những nội dung đã cam kết. Trường hợp một trong các bên có sự vi phạm thì chế tài phạt cọc sẽ được áp dụng ngoại trừ các bên thỏa thuận khác.

Khi áp dụng điều khoản này, các bên cần hiểu rằng đặt cọc sẽ đảm bảo quyền lợi cho một trong các bên khi bên còn lại không thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng. Điều này nhằm đảm bảo yếu tố cân xứng quyền và nghĩa vụ mà các bên hướng đến trong một hợp đồng có tính chất song vụ.

Chính vì vậy, nếu bạn là bên đặt cọc, bạn cần xem xét điều khoản đặt cọc đang áp dụng cho cả bên nhận cọc hay chưa, khi chính bên nhận cọc là bên vi phạm thì có áp dụng điều khoản đặt cọc để nhận lại khoản cọc và một khoản phạt cọc hay chưa. Ngược lại nếu bạn là bên nhận cọc điều khoản cọc bên cạnh việc phạt cọc thì có cơ chế cho việc cấn trừ để bù đắp vi phạm của bên đặt cọc hay chưa và trách nhiệm của bên đặt cọc trong việc bổ sung để đảm bảo luôn duy trì khoản tiền đặt cọc như đúng ban đầu thỏa thuận, hình thức cấn trừ nghĩa vụ từ khoản tiền đặt cọc này thường được các bên ghi nhận trong các hợp đồng thuê văn phòng, thuê bất động sản.

Tạm ứng (thanh toán trước) trong Hợp đồng

Một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là hiểu sai và sử dụng cơ chế xử lý khoản tạm ứng trước như một khoản đặt cọc hay một khoản bồi thường thiệt hại. Tuy nhiên tạm ứng chỉ được hiểu là một khoản tiền thanh toán trước hay thanh toán theo tiến độ và dựa trên việc thanh toán trước đó, bên mua hàng hóa, dịch vụ sẽ chỉ có trách nhiệm thanh toán số tiền còn lại sau khi trừ đi khoản tạm ứng trước. Điều này ngược hoàn toàn với đặt cọc, bởi vì điều khoản đặt cọc sẽ tồn tại song song với điểu khoản thanh toán và bên mua hàng hóa, dịch vụ vẫn có trách nhiệm thanh toán đầy đủ theo giá trị cam kết trong hợp đồng. Bên mua hàng hóa, dịch vụ sẽ chỉ được cấn trừ nếu các bên có thỏa thuận đồng ý sẽ cấn trừ tiền cọc vào tiền thanh toán, tuy nhiều việc cấn trừ này thường được áp dụng cho đợt thanh toán cuối cùng. Khi lựa chọn áp dụng cấn trừ, các bên cần chú ý việc thể hiện nội dung cấn trừ cũng như thời điểm cấn trừ để đảm bảo rằng việc cấn trừ không làm ảnh hưởng đến chức năng của điều khoản cọc trong thời hạn của hợp đồng.

Như đã nêu ở trên, điều khoản cọc chỉ được áp dụng nếu các bên thỏa thuận một cách rõ ràng trong hợp đồng. Trường hợp các bên chỉ ghi nhận chung theo hướng một khoản thanh toán trước mà không xác định khoản tiền này là đặt cọc, thì có cơ sở để cho rằng quan hệ đặt cọc không được xác lập và vấn đề phạt cọc sẽ không được áp dụng khi có vi phạm. Mặc dù quy định pháp luật cũ trước đây chưa nói rõ về vấn đề này, nhưng hiện nay Nghị định số 21/2021/NĐ-CP đã quy định rõ rằng nếu một khoản thanh toán mà không được quy định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì sẽ được coi là khoản tiền thanh toán trước, cụ thể:

Điều 37. Trường hợp không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước

Trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước thì số tiền này được coi là tiền trả trước.

Và trong trường hợp xem đó là khoản tiền thanh toán trước thì đây là khoảnthanh toán thông thường và không có ý nghĩa trong việc ràng buộc hay răn đe bên còn lại phải thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng.

Để loại trừ rủi ro cũng như hiểu rõ về điều khoản này để vận dụng trong quá trình thương thảo hợp đồng, doanh nghiệp nên xây dựng mẫu điều khoản đặt cọc cho cả trường hợp doanh nghiệp là bên mua hay bên bán, bao gồm cơ chế xử lý đặt cọc. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, cho thuê văn phòng, khi mà thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài và quá trình thanh toán được chia ra nhiều đợt, thì việc quy định điều khoản đặt cọc (bao gồm giá trị đặt cọc, thời hạn đặt cọc, cơ chế duy trì và xử lý, cấn trừ tiền đặt cọc) cần được ghi nhận một cách rõ ràng. Thông thường khoản tiền đặt cọc là không nhỏ, chính vì vậy quá trình xử lý tiền đặt cọc khi một bên vi phạm thường dễ phát sinh các tranh chấp. Nếu điều khoản cọc không được ghi nhận rõ ràng thì việc hiểu và giải quyết vấn đề cọc như thế nào sẽ thuộc về tòa án.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.