lĩnh vực lao động

Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Thông Qua Cuộc Họp Trực Tuyến

Resolving Labor Disciplinary Hearing Via Online Meeting

“Trong thời buổi kinh tế xã hội hiện đại, làm việc trực tuyến đã phát triển hơn rất nhiều nếu so sánh với những năm đầu của thiên niên kỷ mới. Sự phát triển của các phần mềm làm việc trực tuyến đã giúp cho các doanh nghiệp, nhà đầu tư có nhiều lựa chọn trong việc tối ưu hóa việc quản lý cũng như cắt giảm các chi phí về việc lưu trữ, in ấn, thuê văn phòng, thậm chí là việc tổ chức các buổi hội thảo cần tập trung lượng lớn người tham gia. Rõ ràng với sự thuận tiện mà công nghệ đem lại, doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin trên phạm vi rộng lớn, không còn bị bó hẹp trong giới hạn về địa lý, cởi bỏ được nhiều hạn chế. Tuy nhiên, cũng có nhiều vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ, ví dụ như việc tổ chức cuộc họp liên quan đến việc xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức trực tuyến, thông qua Internet, thay vì tập trung tại một địa điểm cụ thể để tiến hành cuộc họp như trụ sở của doanh nghiệp. Vì vậy, bài viết này sẽ đi vào phân tích tính khả thi và pháp lý của việc xử lý kỷ luật lao động thông qua cuộc họp trực tuyến.“

Địa điểm được hiểu như thế nào khi họp xử lý kỷ luật online

Theo Điều 70.2(a) Nghị định 145/2020/NĐ-CP, “ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp”.

Có thể thấy, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động là một trong những thông tin bắt buộc phải được cung cấp cho các thành phần tham dự khi thông báo tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên, điều kiện về luật định đối với địa điểm không được quy định cụ thể theo pháp luật lao động hiện nay, theo đó, dẫn đến việc giải thích linh hoạt khái niệm này. Về mặt ngôn ngữ, “địa điểm” là vị trí địa lý xác định để có các bên có thể gặp mặt trực tiếp và thực hiện các công việc nhất định. Rõ ràng, nếu chỉ nhìn đơn thuần, việc tồn tại một địa điểm cụ thể như một phòng họp, một địa chỉ, một khu vực địa giới hành chính là một yếu tố tiên quyết để cấu thành nên khái niệm địa điểm.

Tuy nhiên, địa điểm nên được hiểu theo một cách “mở” hơn nội dung nêu trên, đặc biệt là trong giai đoạn hiện tại, khi đại dịch Covid-19 đang ảnh hưởng sâu rộng đến đời sống, khiến rất nhiều công việc phải thực hiện qua mạng Internet, tránh tiếp xúc trực tiếp tối đa. Vì vậy, nếu hiểu một cách linh hoạt, địa điểm là một không gian (kể cả trên Internet) mà theo đó, các bên có thể trao đổi, gặp mặt, cụ thể trong trường hợp này là họp xử lý kỷ luật lao động.

Để có thể thực hiện một cách hiệu quả, các bên cần đảm bảo các yếu tố về hạ tầng mạng, phần mềm sử dụng, cũng như các miêu tả, hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo cuộc họp được tổ chức đầy đủ nội dung cũng như các thành phần tham dự. Bên cạnh đó, Điều 70.2(b) Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng yêu cầu các thành phần tham dự xác nhận có tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động hay không. Vì vậy, trường hợp nhận được sự xác nhận của các bên sẽ là một cơ sở đảm bảo cho tính khả thi, hợp lý của việc tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, dù nó được tổ chức tại địa điểm nào đi chăng nữa.

Lập biên bản khi xử lý kỷ luật lao động online

So với vấn đề “địa điểm” nêu ở trên, việc lập biên bản cuộc họp lại gặp các vấn đề mặt hình thức đặc biệt khi các bên không gặp mặt trực tiếp. Theo đó, theo Điều 70.3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định:

“3. Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.”

Như vậy, về hình thức, để kết thúc được cuộc họp, các bên cần phải ký tên vào biên bản họp, hoặc nếu không ký, thì phải nêu rõ lý do không ký vào biên bản. Rõ ràng, nếu thực hiện cuộc họp xử lý kỷ luật lao động online, việc ký tên trực tiếp vào văn bản là bất khả thi.

Bên cạnh đó, nếu cân nhắc tới hình thức gửi văn bản lần lượt tới các bên để lấy chữ ký như một hình thức “chữa cháy” cho vấn đề trên thì vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Ví dụ như trường hợp vào thời điểm tổ chức cuộc họp, nội dung của biên bản đã được các bên thống nhất, tuy nhiên tới thời điểm nhận được văn bản, một hoặc một số bên lại “đổi ý”, đặc biệt là người lao động, gây khó khăn khiến hình thức của biên bản không thể đạt được hình thức về mặt luật định. Để khắc phục trường hợp này, người sử dụng lao động có thể cân nhắc việc cho chính người lao động ký trước văn bản này, nếu người lao động không chịu ký vào văn bản, phía người sử dụng lao động có thể lưu lại nội dung ý kiến của người lao động qua email, làm bằng chứng, đồng thời ghi nhận nội dung không đồng ý của người lao động vào biên bản, sau đó cho các bên còn lại ký tên.

Tuy nhiên, cách làm này vẫn là chỉ là một phương án “chữa cháy” và không triệt để thỏa mãn các điều kiện theo luật định

Quyết định xử lý kỷ luật lao động từ cuộc họp xử lý kỷ luật lao động online

Hiện tại, có thể nhận thấy mặc dù các quy định đối với cuộc họp xử lý kỷ luật lao động không ghi nhận cấm việc xử lý qua hình thức trực tuyến (online).

Do đó nếu chỉ đọc và hiểu quy định pháp luật theo hướng “mở”, rõ ràng cuộc họp xử lý kỷ luật lao động online là khả thi. Và quyết định xử lý kỷ luật dựa trên cuộc họp này cũng theo đó mà có hiệu lực pháp lý.

Tuy nhiên, như đã có đề cập ở trên, cách pháp luật quy định vẫn ngầm cho thấy việc xử lý kỷ luật vẫn phải diễn ra một cách trực tiếp nhất có thể hơn là thông qua hình thức trực tuyến. Vì vậy, tính hợp pháp của quyết định xử lý kỷ luật trong trường hợp này phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm của cơ quan nhà nước và người sử dụng lao động hoàn toàn có thể bị rơi vào trường hợp bị coi là vi phạm về xử lý kỷ luật lao động không đúng theo thủ tục luật định.

Việc xử lý kỷ luật lao động online hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề về pháp lý cần phải bổ sung trước khi có thể đưa vào thực tiễn, vì cách quy định hiện nay vẫn đang theo hướng xử lý gặp mặt trực tiếp. Vì vậy, trong thời điểm đại dịch Covid-19 đang có nhiều diễn biến phức tạp, việc xử lý kỷ luật lao động tuy là cần thiết nhưng cần phải được cân nhắc thận trọng trước khi xử lý. Theo đó, người sử dụng lao động cần lưu ý và tận dụng tối đa thời hiệu xử lý kỷ luật lao động để có thể cân nhắc việc xử lý kỷ luật. Trường hợp việc tiếp tục công việc sẽ gây ảnh hưởng cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể cân nhắc tạm đình chỉ công việc nhằm tránh những rủi ro có thể phát sinh.

Thời gian viết bài: Ngày 19/08/2021

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Liên Hệ PLF để được tư vấn