Khi hợp đồng lao động chấm dứt, ràng buộc về trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người lao động cũng kết thúc. Người lao động chuyển sang làm việc tại doanh nghiệp khác đặt ra vấn đề về bảo mật thông tin đối với người sử dụng lao động.

Để phòng tránh rủi ro pháp lý, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) là một lựa chọn giúp doanh nghiệp có cơ sở thoả thuận với người lao động nhằm bảo vệ các thông tin bí mật.

1. Hợp đồng lao động và nghĩa vụ bảo mật thông tin

Khi giao kết hợp đồng lao động, quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động được điều chỉnh bởi hợp đồng lao động và các phụ lục hợp đồng, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và các quy định pháp luật về lao động. Theo quy định tại Điều 16 của Bộ luật Lao Động 2019 (BLLĐ), trước khi ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp thông tin về quy định bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và những vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động. Trường hợp người lao động tiết lộ thông tin mật nêu trên thì doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất là sa thải.

2. Thỏa thuận bảo mật thông tin (Non-Disclosure Agreement)

Để ràng buộc trách nhiệm của người lao động sau khi họ kết thúc làm việc với doanh nghiệp, người sử dụng lao động có thể ký kết Bản thỏa thuận bảo mật thông tin ngay từ ban đầu khi các bên tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Đối với thỏa thuận bảo mật này, BLLĐ 2019 cũng cho phép người sử dụng lao động và người lao động thoả thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm nếu người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ nêu trên. Thông thường, thời hạn giữ bảo mật thông tin được ghi nhận có thể kéo dài ngay cả khi hợp đồng lao động đã chấm dứt hiệu lực.

Như vậy, thỏa thuận bảo mật thông tin là một thỏa thuận hợp pháp được xây dựng dựa trên các quy định của pháp luật và thỏa mãn các điều kiện có hiệu lực của một giao dịch dân sự. Lúc này, thỏa thuận bảo mật thông tin được xem như là một thỏa thuận dân sự có hiệu lực ràng buộc hai bên theo Bộ luật Dân sự và khi người lao động vi phạm cam kết sau khi chấm dứt quan hệ lao động vẫn phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại tương xứng cho người sử dụng lao động.

3. Các thành phần quan trọng của một Thỏa thuận bảo mật thông tin

Nội dung thỏa thuận này tùy thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp mà có thể có những điều khoản khác nhau. Nhìn chung cam kết bảo mật thông tin bao gồm những điều khoản như: thông tin được xem là bảo mật, chủ sở hữu thông tin bảo mật, thông tin loại trừ, thẩm quyền tiếp cận thông tin, trách nhiệm đối với người lao động khi sử dụng thông tin mật trong quá trình làm việc và sau khi thôi việc, các nghĩa vụ tiếp diễn trong việc bảo vệ thông tin mật, thông báo cho bên thứ ba biết về việc tồn tại cam kết, chế tài, hiệu lực và thời hạn của cam kết,…

Ngoài ra, người sử dụng lao động có thể đưa các điều khoản về bảo mật thông tin, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ vào nội quy lao động, quy chế quản lý nội bộ của công ty, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) nhằm tạo cơ sở dẫn chiếu trong hợp đồng lao động hoặc lập cam kết bảo mật thông tin thành một phụ lục kèm theo hợp đồng lao động.

Cụ thể, một trong các nội dung bắt buộc của Nội quy lao động là quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật để có cơ chế áp dụng biện pháp xử lý kỷ luật sa thải. Việc quy định các điều khoản về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ là hành vi hợp pháp nhằm bảo vệ thông tin bí mật của doanh nghiệp, không thuộc các trường hợp các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định của Bộ luật Lao động.

4. Tầm quan trọng của Thỏa thuận bảo mật thông tin đối với các doanh nghiệp

Người sử dụng lao động đặc biệt là các doanh nghiệp trong lĩnh vực phần mềm, sản xuất, kỹ thuật,… càng nên lưu ý ký kết Thỏa thuận bảo mật thông tin ngay từ đầu cùng với hợp đồng lao động. Đây là một bước đệm mang tính cảnh báo về nghĩa vụ của người lao động khi họ được tiếp cận các thông tin nhạy cảm, cần được bảo mật của doanh nghiệp. Đồng thời, đây là cơ sở quan trọng để người sử dụng lao động tiến hành yêu cầu chấm dứt hoặc gửi cảnh báo đến người lao động trong trường hợp người lao động có biểu hiện hoặc có hành vi vi phạm cam kết giữa các bên.

Khi người lao động cũ làm việc tại một doanh nghiệp mới, doanh nghiệp có thể gửi thông báo về việc tồn tại thỏa thuận bảo mật thông tin đến người lao động cũ đó hoặc bên thứ ba, đồng thời có quyền yêu cầu người lao động cũ bồi thường thiệt hại nếu họ không tuân thủ cam kết bảo mật thông tin đã ký và gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Phương án này thường được sử dụng trong trường hợp người lao động giữ các chức vụ quan trọng hoặc nắm giữ các thông tin kỹ thuật, bí quyết kinh doanh và chuyển qua làm việc cho đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.

5. Tổng kết

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động. Do đó, công tác bảo mật thông tin nên được doanh nghiệp chú trọng ngay từ ban đầu để tránh các rủi ro không đáng có xảy ra.