“Hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của doanh nghiệp với những ưu điểm về tính nhanh chóng, khả năng lưu trữ thông tin thuận tiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý việc sử dụng và ký kết hợp đồng điện tử sao cho tuân thủ các quy định của pháp luật.”
Bài viết này Công Ty Luật PLF muốn lưu ý một số nội dung quan trọng cần lưu ý khi sử dụng và ký kết hợp đồng điện tử.
1. Hợp đồng điện tử và đặc điểm của hợp đồng điện tử
Để biết cách sử dụng hợp đồng điện tử, đầu tiên doanh nghiệp cần hiểu thế nào là hợp đồng điện tử và đặc điểm của nó. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong đó, thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử được thể hiện dưới hình thức:
- văn bản điện tử,
- tài liệu điện tử,
- chứng thư điện tử,
- chứng từ điện tử,
- thư điện tử,
- điện tín,
- điện báo,
- fax và hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác hoặc có thể được chuyển đổi tử văn bản giấy.
Có thể hiểu, hợp đồng điện tử là hợp đồng chứa đựng các thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử như hợp đồng bản word, pdf được tạo ra từ phần mềm máy tính và được gửi qua e-mail, các nền tảng ứng dụng khác như Zalo, Microsoft Teams,…
Vì hợp đồng điện tử là thông điệp dữ liệu nên các thông tin của hợp đồng điện tử phải:
- truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh để tham chiếu cho văn bản;
- đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin;
- được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận hợp đồng điện tử;
- có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
Với việc quy định rõ các đặc điểm của hợp đồng điện tử nêu trên, Nhà nước Việt Nam không phủ nhận giá trị pháp lý của các hợp đồng điện tử (i) được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người, hoặc (ii) giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện.
2. 04 cách ký hợp đồng điện tử
Từ các đặc điểm nêu trên của hợp đồng điện tử, có thể nhận thấy có 4 cách sau đây để ký Hợp đồng điện tử:
a) Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử
Cần lưu ý rằng chữ ký điện tử là chữ chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu. Theo đó, để xác thực chữ ký điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử của các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian. Điều này là để đảm bảo an toàn trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử tránh việc hợp đồng vô hiệu do không đảm bảo được việc xác minh đúng chủ thể và sự chấp nhận của chủ thể.
b) Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ của thông điệp dữ liệu. Tuy nhiên, chữ ký số không đảm bảo tính bí mật của nội dung thông điệp. Chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện an toàn theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như:
- được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
- được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức được cấp phép phát hành;
- khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Như vậy, việc ký kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký số cần sự hỗ trợ của bên thứ ba.
c) Ký hợp đồng điện tử thông qua xác nhận thông điệp dữ liệu
Với hình thức này, doanh nghiệp có thể gửi file word hoặc pdf, hình ảnh, bản scan của hợp đồng được tạo lập bằng phương tiện điện tử qua email, hoặc các ứng dụng khác mà không sử dụng chữ ký điện tử hay chữ ký số nhưng phải đảm bảo được các điều kiện của hợp đồng điện tử nêu tại Mục 1 bài viết này.
Theo đó, trong trường hợp này, một bên khi gửi hợp đồng điện tử phải thể hiện rõ mong muốn ký kết hợp đồng điện tử và bên còn lại khi nhận hợp đồng điện tử phải thể hiện rõ ràng việc đồng ý với toàn bộ nội dung của hợp đồng điện tử. Trường hợp các bên điều chỉnh nội dung hợp đồng nhưng không thể hiện sự đồng ý với nội dung được điều chỉnh và toàn bộ nội dung còn lại của hợp đồng điện tử hoặc bên nhận được hợp đồng điện tử không xác nhận đồng ý với toàn bộ nội dung hợp đồng điện tử trong thời gian được ấn định thì nguy cơ cao hợp đồng này được xem là chưa giao kết.
d) Chuyển đổi hợp đồng giấy thành thông điệp dữ liệu để ký kết
Với hình thức này, doanh nghiệp cần lưu ý bản hợp đồng điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đầy đủ và toàn vẹn nội dung để tham chiếu với bản giấy, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi. Đồng thời, thông điệp dữ liệu này phải đảm bảo các điều kiện còn lại của một hợp đồng điện tử như liệt kê tại Mục 1 nêu trên.
Như vậy, việc giao kết hợp đồng điện tử trở nên phổ biến và đơn giản hơn với nhiều cách thức thực hiện. Dù vậy, để đảm bảo hiệu lực của hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý đến các điều kiện để một hợp đồng điện tử được thừa nhận và đảm bảo thực thi trên thực tế. Việc sử dụng cách thức nào để ký kết hợp đồng điện tử sẽ kèm theo các yêu cầu tương ứng.
Liên hệ công ty Luật PLF qua email inquiry@plf.vn hoặc liên hệ số điện thoại +84913 902 906 hoặc Zalo | Viber | WhatsApp để nhận được 30 phút tư vấn miễn phí ban đầu.
Thời gian viết bài: ngày 12/08/2024.
Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.
PLF Law Firm
