Người lao động được phân công làm thêm vượt quá số giờ quy định (8 giờ/ngày) vẫn là một thực tế đang xảy ra trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp. Hạch toán chi phí tiền công cho người lao động trong trường hợp này là vấn đề mà các Doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Vấn đề về giờ làm thêm của người lao động

Bộ luật Lao động quy định các doanh nghiệp bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 12 giờ trong một ngày; không quá 30 giờ trong một tháng và không quá 200 giờ trong một năm, trừ một số trường hợp đặc biệt do Chính phủ quy định thì được làm thêm giờ không quá 300 giờ trong một năm. Hoạt động thực tế của doanh nghiệp sẽ thường phát sinh hai trường hợp:

  • Doanh nghiệp phân công cho người lao động làm tăng ca với số giờ theo đúng quy định của pháp luật về lao động.
  • Do nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, người lao động được phân công làm thêm số giờ vượt quá khung thời gian quy định mà pháp luật cho phép.

2. Tính Thuế thu nhập doanh nghiệp với trường hợp làm thêm của người lao động

Một vấn đề pháp lý được đặt ra là khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), các khoản chi của doanh nghiệp đối với số tiền thanh toán cho người lao động trong hai trường hợp trên được xử lý như sau:

  • Đối với khoản tiền chi trả tiền làm thêm giờ mà số giờ người lao động làm thêm nằm trong khung mà pháp luật cho phép (trong trường hợp thông thường là không vượt quá 200 giờ/năm hoặc trường hợp đặc biệt là 300 giờ/năm) thì theo quy định, nếu khoản tiền này là khoản chi thực tế phát sinh đến hoạt động của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
  • Đối với khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động làm thêm giờ vượt quá khung giờ mà pháp luật lao động quy định, theo đó có 02 trường hợp có thể xảy ra như sau:
    • Doanh nghiệp thuộc trường hợp mà chỉ được phép tổ chức cho người lao động làm thêm không vượt quá khung 200 giờ/năm, nhưng vì nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh nên đã sắp xếp cho người lao động làm thêm vượt quá khung trên (nhưng không quá 300 giờ/năm)Theo hướng dẫn tại Công văn 2323/TCT-CS ngày 15/6/2015 của Tổng cục thuế: “Nếu doanh nghiệp do nguyên nhân khách quan phải làm thêm giờ thì Cục Thuế phối hợp với Sở Lao động Thương binh và Xã hội để xem xét tình hình thực tế tại doanh nghiệp. Trường hợp vì các lý do chính đáng doanh nghiệp phải tăng thời gian làm thêm giờ thì khoản chi phí làm thêm giờ doanh nghiệp thực chi trả cho người lao động và có đủ chứng từ theo quy định tại các văn bản về thuế TNDN được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN”.

      Như vậy, tùy vào từng trường hợp cụ thể, Cục thuế các tỉnh, thành phố sẽ xem xét, đánh giá để cho phép doanh nghiệp được hạch toán hay không. Để có nguồn tham chiếu cụ thể và chính thức trong trường hợp này, các doanh nghiệp nên đánh giá tình hình sản xuất, kinh doanh của mình sau đó xin ý kiến hướng dẫn từ cục thuế của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp mình hoạt động.

    • Doanh nghiệp tổ chức cho người lao động làm thêm giờ vượt quá khung 300 giờ/năm
      Trong trường hợp này, theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 và khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 thì trường hợp làm thêm giờ vượt quá mức quy định của Bộ luật Lao động thì chi phí làm thêm giờ đó không được xác định là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.Mặc khác, Bộ Lao động – Thương binh và xã hội cũng thể hiện quan điểm đồng thuận với quy định nêu trên trong công văn 5014/LĐTBXH-LĐTL ngày 31/12/2009 như sau: “Người sử dụng lao động tổ chức cho người lao động làm thêm giờ vượt quá 300 giờ trong một năm là trái với quy định của Nhà nước”, theo đó thì khoản tiền công chi trả cho người lao động khi làm thêm giờ vượt khung 300 giờ/năm sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp do bản chất của việc làm thêm giờ này là trái với quy định của pháp luật về lao động.

Như vậy, có thể thấy rằng không phải trong tất cả trường hợp tiền công làm việc quá giờ, làm thêm giờ đều được hạch toán vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Việc hạch toán và hoạch toán được chấp nhận hay không sẽ phụ thuộc vào định mức khung thời gian mà doanh nghiệp được phép tổ chức cho người lao động làm thêm giờ và nhu cầu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp đó.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.

Share: