03 vấn đề cần lưu ý khi thành lập và vận hành văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Bài Viết Chuyên Môn Tuân Thủ Doanh Nghiệp

08/09/2026

Việc hiện diện thương mại tại Việt Nam thông qua Văn phòng đại diện (“VPĐD”) tiếp tục là lựa chọn phù hợp đối với thương nhân nước ngoài trong giai đoạn thăm dò thị trường và thiết lập quan hệ kinh doanh. Với chức năng chính là văn phòng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại, VPĐD không được thực hiện hoạt động sinh lợi, nhưng lại giữ vai trò nền tảng trong chiến lược mở rộng dài hạn của thương nhân nước ngoài tại thị trường Việt Nam. Khung pháp lý hiện tại của Việt Nam điều chỉnh hoạt động của VPĐD chủ yếu được quy định tại Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2025/NĐ-CP bổ sung sửa đổi Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cùng với các cam kết quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Qua bài viết này, PLF muốn cung cấp đến quý vị bạn đọc 03 vấn đề quan trọng cần lưu ý khi thành lập và vận hành VPDD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện

Thủ tục xem xét và cấp Giấy phép thành lập VPĐD gắn liền với quá trình thẩm định tư cách pháp lý, năng lực hoạt động của thương nhân nước ngoài cũng như việc đáp ứng một số điều kiện khác, cụ thể:

Thương nhân nước ngoài phải được thành lập hợp pháp, có đăng ký kinh doanh tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ liên quan và đã hoạt động tối thiểu 01 năm. Trường hợp giấy phép hoạt động của thương nhân nước ngoài có thời hạn, thì thời hạn còn hiệu lực của giấy phép cần đủ để bảo đảm tính ổn định của sự hiện diện của VPDD tại Việt Nam.
Trong các tiêu chí xem xét, ngành nghề hoạt động kinh doanh của thương nhân nước ngoài giữ vai trò quan trọng. Dù VPĐD không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp để tìm kiếm lợi nhuận tại Việt Nam, nhưng ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại vẫn được đối chiếu với các cam kết quốc tế của Việt Nam. Việc đánh giá này không chỉ dựa trên tên ngành nghề đã được thương nhận nước ngoài đăng ký mà còn xét đến bản chất hoạt động kinh doanh của thương nhận nước ngoài đó (dòng tiền doanh thu đến từ hoạt động nào). Đối với các ngành nghề kinh doanh chưa được Việt Nam mở cửa cho nhà đầu tư nước ngoài hoặc thuộc diện tiếp cận có điều kiện, hồ sơ thành lập VPDD có thể phải xin ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành, điều này dẫn đến quy trình thẩm định chặt chẽ hơn. Việc rà soát chính xác ngành nghề kinh doanh của thương nhận nước ngoài ngay từ đầu giúp hạn chế yêu cầu bổ sung, rút ngắn thời gian cấp phép và định hướng phạm vi hoạt động phù hợp với khung pháp lý.
Địa điểm đặt trụ sở VPĐD phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Một số vấn đề chính cần lưu ý: thương nhân nước ngoài phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm trên thông qua hợp đồng thuê, địa điểm trên phù hợp quy hoạch đô thị, đảm bảo an ninh, an toàn lao động và không nằm trong khu tập thể, căn hộ chung cư chỉ dùng để ở,…
Người đứng đầu VPĐD không được kiêm nhiệm các vị trí quản lý tại chi nhánh hoặc tổ chức kinh tế khác, nhằm bảo đảm tính độc lập trong hoạt động đại diện.

2. Thời hạn Giấy phép và vấn đề gia hạn Giấy phép

Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn tối đa 05 năm, tuy nhiên, phải đảm bảo không vượt quá thời hạn hiệu lực còn lại của giấy phép hoạt động của thương nhân nước ngoài. Pháp luật Việt Nam cho phép thương nhận nước ngoài kéo dài thời gian đăng ký hoạt động cho VPDD tại Việt Nam qua cơ chế gia hạn Giấy phép – có thể được gia hạn nhiều lần, mỗi lần không quá 05 năm, với điều kiện thương nhân nhận ngoài tiếp tục đáp ứng các tiêu chí cần thiết (như được phân tích tại mục 1 ở trên).

Thực tiễn xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép thành lập VPDD cho thấy cơ quan có thẩm quyền không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, mà còn xem xét mức độ tuân thủ trong suốt thời gian hoạt động trước đó của VPDD, cụ thể là việc nôp các báo cáo hoạt động; tình trạng pháp lý của công ty mẹ và tính liên tục trong vận hành của VPĐD đều có thể trở thành yếu tố đánh giá.

Việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập VPĐD cần được tiến hành trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hiệu lực. Sự chậm trễ không chỉ gây gián đoạn hoạt động của VPDD mà còn có thể dẫn đến hệ quả pháp lý bất lợi cho thương nhận nước ngoài, bao gồm xử phạt hành chính hoặc buộc chấm dứt hoạt động của VPDD.

3. Nghĩa vụ tuân thủ trong quá trình hoạt động của VPDD

Hoạt động của VPĐD chịu sự ràng buộc bởi một số giới hạn, nghĩa vụ pháp lý tương đối chặt chẽ được quy định trong pháp luật Việt Nam, việc này phản ánh tính chất đặc thù của một hiện diện thương mại không có chức năng kinh doanh. Cụ thể bao gồm:

VPDD của thương nhân nước ngoài bị giới hạn về phạm vi hoạt động. Như đã đề cập ở trên, VPĐD của thương nhận nước ngoài không được trực tiếp thực hiện giao dịch để tìm kiếm doanh thu, không phát hành hóa đơn và không vận hành như một chủ thể kinh doanh độc lập. Trong một số trường hợp, việc ký kết hợp đồng chỉ được thực hiện trên cơ sở ủy quyền hợp pháp từ thương nhân nước ngoài.
Nghĩa vụ báo cáo định kỳ là yêu cầu bắt buộc, trong đó VPĐD phải gửi báo cáo hoạt động hàng năm đến cơ quan cấp phép. Nội dung báo cáo cần phản ánh trung thực tình hình hoạt động, nhân sự và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Trong lĩnh vực lao động, việc sử dụng nhân sự của VPDD, đặc biệt là lao động nước ngoài, phải tuân thủ các quy định về giấy phép lao động, hợp đồng lao động và các nghĩa vụ liên quan. Đồng thời, VPĐD vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với thu nhập của người lao động, dù không phát sinh doanh thu.
Ngoài ra, các nghĩa vụ hành chính như đăng ký con dấu, thông báo thay đổi nội dung hoạt động, cũng như việc sẵn sàng cho các hoạt động kiểm tra, thanh tra từ cơ quan nhà nước, là những yếu tố không thể tách rời trong quá trình vận hành một VPDD của thương nhân nước ngoài.

Việc thành lập và vận hành văn phòng đại diện tại Việt Nam không chỉ dừng lại ở thủ tục ban đầu mà còn đòi hỏi sự tuân thủ liên tục đối với hệ thống pháp luật có liên quan. Nhà đầu tư, thương nhân nước ngoài cần chủ động nghiên cứu kỹ các quy định pháp lý trước khi thành lập, đồng thời thường xuyên cập nhật và rà soát trong suốt quá trình hoạt động để hạn chế rủi ro pháp lý. Sự chuẩn bị đầy đủ và tuân thủ nghiêm túc sẽ là nền tảng quan trọng giúp văn phòng đại diện vận hành ổn định, đúng quy định và đạt được mục tiêu kinh doanh lâu dài tại Việt Nam.