1. Quy trình onboard cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam cần đáp ứng điều kiện về giấy phép theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp nơi người lao động nước ngoài làm việc cần thực hiện một số thủ tục sau:

• • Đăng ký nhập cảnh cho người lao động nước ngoài trong trường hợp người này đang không hiện diện tại Việt Nam;
  • Đăng ký cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
  • Đăng ký cấp thẻ tạm trú hoặc thị thực lao động cho người nước ngoài;
  • Ký kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp từ Công ty mẹ ở nước ngoài;
  • Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động nước ngoài;
  • Đăng ký Thuế ̣TNCN cho người lao động nước ngoài (trong trường hợp người này chưa có mã số thuế TNCN tại Việt Nam).

Cụ thể, các bước mà doanh nghiệp cần tiến hành để người lao động nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam một cách hợp pháp như sau:

Bước 1: Trong trường hợp người này đang không hiện diện tại Việt Nam Người lao động nước ngoài phải có visa với mục đích làm việc. Thủ tục xin cấp visa được thực hiện tại Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Bước 2: Thực hiện đăng ký cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền (có thể là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý Khu chế xuất và Khu công nghiệp) nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Cần lưu ý một số vấn đề sau:

• • Cần xác định người lao động nước ngoài thuộc diện phải cấp giấy phép lao động hoặc không cấp giấy phép lao động để thực hiện thủ tục tương ứng.
  • Trong trường hợp người lao động nước ngoài thuộc diện cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc cần đăng thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam tại các trang truyển dụng như https://www.vietnamworks.com, trang web của Trung tâm dịch vụ việc làm (không bao gồm các trang không chính thống như facebook) 5 ngày trước khi thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Lưu ý: Thủ tục xin cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải được thực hiện không sớm hơn 60 ngày và không trễ hơn 10 ngày trước ngày dự kiến ​​bắt đầu làm việc của người lao động nước ngoài.

Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động (nếu có).

Bước 4: Thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, cụ thể:

(i) Đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội bắc buộc cho người lao động nước ngoài:

• • Các chế độ bảo hiểm xã hội áp dụng cho người lao động nước ngoài bao gồm: trợ cấp ốm đau; trợ cấp thai sản; bảo hiểm tai nạn lao động; trợ cấp hưu trí và trợ cấp tử vong.
  • Người lao động nước ngoài không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc trong các trường hợp sau: chuyển công tác nội bộ trong doanh nghiệp theo quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; Tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động, người lao động đã đạt đến tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động; các điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

(ii) Đăng ký Thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nước ngoài: Cá nhân nước ngoài có thu nhập chịu thuế phát sinh trên lãnh thổ Việt Nam phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký cấp mã số thuế TNCN tại Việt Nam cho người nước ngoài trong trường hợp người này chưa được cấp mã tương ứng.

2. Quy trình exit cho người lao động nước ngoài

Khi kết thúc hợp đồng với người lao động nước ngoài, doanh nghiệp không chỉ cần hoàn tất các thủ tục nội bộ mà còn phải tuân thủ một loạt nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với cơ quan nhà nước. Cụ thể gồm 06 công việc sau:

• • Chấm dứt hợp đồng lao động
  • Thu hồi giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động;
  • Thông báo chấm dứt bảo lãnh cư trú;
  • Thực hiện báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội và chốt số BHXH cho người lao động nước ngoài;
  • Chi trả trợ cấp thôi việc;
  • Hỗ trợ hoàn tất thủ tục thuế thu nhập cá nhân

Quy trình gồm các bước nội bộ và các thủ tục hành chính cần thực hiện (gồm 06 bước) với một số thông tin cụ thể dưới đây có thể đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng được thực hiện đúng luật, đồng thời giúp người lao động hoàn tất các thủ tục cần thiết trước khi rời Việt Nam:

Bước 1: Chấm dứt hợp đồng lao động

Việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể được thực hiện theo hình thức đơn phương hoặc theo thỏa thuận song phương giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp. Trong trường hợp đơn phương chấm dứt, tuỳ vào chủ thể đưa ra yêu cầu mà sẽ có những điều kiện tương ứng cần được đáp ứng:

• • Người lao động nước ngoài có nghĩa vụ thông báo trước cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày, tùy thuộc vào loại hợp đồng lao động.
  • Về phía doanh nghiệp, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng chỉ được phép khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, đồng thời phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trước cho người lao động nước ngoài trong cùng các mốc thời gian nêu trên, căn cứ vào loại hợp đồng lao động và tính chất công việc.

Trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài phải đạt được sự thống nhất và ký kết thỏa thuận chấm dứt hợp đồng bằng văn bản.

Bước 2: Thu hồi giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Sau khi hợp đồng lao động chấm dứt, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài.

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc giấy phép lao động hết hiệu lực. Doanh nghiệp phải nộp giấy tờ đã thu hồi kèm theo báo cáo bằng văn bản về việc thu hồi cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý Khu chế xuất và Khu công nghiệp).

Bước 3: Thông báo chấm dứt bảo lãnh cư trú

Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh về việc không tiếp tục bảo lãnh cư trú cho người lao động nước ngoài, kể cả trong trường hợp thị thực lao động hoặc thẻ tạm trú của người lao động vẫn còn thời hạn hiệu lực. Nội dung thông báo phải nêu rõ thông tin nhận dạng của người lao động nước ngoài, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và tuyên bố rõ ràng của doanh nghiệp về việc chấm dứt bảo lãnh đối với thị thực lao động hoặc thẻ tạm trú đã được cấp trước đó.

Bước 4: Thực hiện báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội và chốt số BHXH cho người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định và chốt dữ liệu về thời gian đã đóng BHXH cho người lao động nước ngoài trên hệ thống BHXH.

Bước 5: Chi trả trợ cấp thôi việc

Doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động nước ngoài đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên. Mức trợ cấp thôi việc được xác định trên cơ sở mỗi năm làm việc tương ứng với một nửa tháng tiền lương.

Bước 6: Hỗ trợ hoàn tất thủ tục thuế thu nhập cá nhân

Trước thời điểm người lao động nước ngoài rời Việt Nam sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể hỗ trợ người lao động thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân, với điều kiện có sự thỏa thuận giữa hai bên. Việc hỗ trợ này nhằm bảo đảm người lao động hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ thuế phát sinh tại Việt Nam trước khi xuất cảnh.