Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025) quy định chi tiết nhiều nội dung quan trọng của Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, trong đó nêu rõ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào và hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt các điều kiện cần thiết để được khấu trừ, các trường hợp đặc thù và quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
1. Điều Kiện Chung Về Thuế GTGT Đầu Vào Được Khấu Trừ
Doanh nghiệp muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải đồng thời đáp ứng:
1.1. Có hóa đơn hợp pháp
Theo Điều 25 Nghị định 181/2025:
- Hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào;
- Hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu;
- Hoặc chứng từ nộp thay thuế GTGT của nhà thầu nước ngoài (tính theo tỷ lệ % trên doanh thu).
1.2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Đối với hóa đơn từ 5 triệu trở lên)
Theo Điều 26:
- Áp dụng cho hóa đơn mua hàng có tổng giá thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên;
- Chứng từ thanh toán phải phù hợp quy định của Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
Không chấp nhận hình thức người mua nộp tiền mặt vào tài khoản người bán.
2. Các Trường Hợp Đặc Thù Về Chứng Từ Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt
Nghị định 181/2025 liệt kê rất chi tiết nhiều tình huống đặc biệt, trong đó doanh nghiệp cần lưu ý một số nhóm chính:
2.1. Thanh toán theo phương thức bù trừ
Bao gồm bù trừ:
- Hàng đổi hàng;
- Bù trừ công nợ giữa 2 bên;
- Bù trừ công nợ qua bên thứ ba.
Yêu cầu:
Cần có biên bản đối chiếu công nợ hoặc biên bản bù trừ 3 bên.
2.2. Trường hợp vay – mượn tiền hoặc cấn trừ khoản vay
Doanh nghiệp phải có:
- Hợp đồng vay/mượn lập trước đó;
- Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng.
2.3. Thanh toán qua bên thứ ba
Thanh toán ủy quyền hoặc thanh toán theo chỉ định bên bán.
Điều kiện: phải được quy định rõ trong hợp đồng và bên thứ ba hợp pháp.
2.4. Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu
- Phải có hợp đồng mua bán lập bằng văn bản trước đó.
2.5. Trả góp, trả chậm
Cho phép khấu trừ khi chưa đến hạn thanh toán, nhưng:
- Đến hạn thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt → phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.
2.6. Trường hợp giá trị từng lần mua dưới 5 triệu
- Không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng từ 5 triệu trở lên → phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Điều Kiện Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào Đối Với Hàng Hóa, Dịch Vụ Xuất Khẩu
Theo Điều 27, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan hàng hóa – dịch vụ xuất khẩu, doanh nghiệp phải có đầy đủ:
3.1. Bộ hồ sơ xuất khẩu
Gồm:
- Hợp đồng xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu;
- Hóa đơn bán hàng / hóa đơn GTGT;
- Tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ nước ngoài;
- Phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm (nếu có).
3.2. Các trường hợp đặc biệt về chứng từ thanh toán
Nghị định quy định chi tiết hơn 20 tình huống khác nhau, bao gồm:
Một số trường hợp nổi bật:
- Thanh toán bù trừ vào nợ vay nước ngoài;
- Dùng tiền bán hàng xuất khẩu để góp vốn đầu tư ra nước ngoài;
- Bên nước ngoài thanh toán qua bên thứ ba;
- Thanh toán từ tài khoản vãng lai tại Việt Nam;
- Khách hàng là doanh nghiệp tư nhân nước ngoài thanh toán qua tài khoản cá nhân;
- Trường hợp bên nước ngoài mất khả năng thanh toán;
- Hàng xuất khẩu bị hư hỏng phải tiêu hủy, hoặc bị tổn thất có xác nhận cơ quan chức năng;
- Hàng xuất khẩu bị từ chối, phải bán lại cho khách hàng khác (cùng quốc gia).
Tất cả những trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải có văn bản giải trình kèm các hồ sơ thay thế hợp lệ.
4. Điều Kiện Khấu Trừ Đối Với Hàng Xuất Khẩu Qua Sàn Thương Mại Điện Tử (TMĐT) Nước Ngoài
Theo Điều 28:
Doanh nghiệp xuất khẩu qua sàn TMĐT nước ngoài phải có:
- Hợp đồng với đơn vị quản lý sàn TMĐT;
- Hóa đơn bán hàng;
- Tờ khai hải quan hoàn thành;
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (có thể thông qua tổ chức trung gian – thu hộ tiền);
- Tài liệu chứng minh giao hàng cho người mua ở nước ngoài.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã bổ sung rất nhiều tình huống thực tế nhằm:
- Giảm rủi ro thuế cho doanh nghiệp;
- Chuẩn hóa chứng từ thanh toán;
- Làm rõ cơ chế bù trừ, ủy quyền, thanh toán qua bên thứ ba;
- Quy định minh bạch hơn về hồ sơ xuất khẩu.
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ chứng từ thanh toán, hợp đồng và hồ sơ xuất khẩu để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tránh bị xuất toán khi thanh – kiểm tra thuế.
