Điều tra nội bộ là một cuộc điều tra chính thức do doanh nghiệp tiến hành để xác định doanh nghiệp có vi phạm pháp luật, quy định và chính sách nội bộ hay không. Ngoài ra, một cuộc điều tra nội bộ cũng có thể xảy ra trong bối cảnh là quy trình thẩm định pháp lý khi các thương vụ M&A diễn ra.
1. Tại sao cần tiến hành điều tra nội bộ? Lợi ích của việc này là gì?
Điều tra nội bộ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các quy trình và hoạt động của mình, tăng cường tính minh bạch và khả năng phát hiện sớm các sai sót hoặc hành vi vi phạm pháp luật, chính sách doanh nghiệp. Nếu được thực hiện đúng cách, điều tra nội bộ có thể giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng của một cuộc điều tra nội bộ là ngăn chặn rủi ro, đảm bảo tuân thủ để tạo nền vũng chắc cho sự phát triển kinh doanh. Do đó, một quy trình điều tra nội bộ tối ưu phải nhanh chóng, công bằng và kỹ lưỡng để đạt được mục tiêu.
Hơn nữa, bằng cách tiến hành một cuộc điều tra, doanh nghiệp chứng minh rằng họ đang xem xét hành vi vi phạm pháp luật một cách nghiêm túc và việc khắc phục sau đó chứng tỏ rằng họ mong muốn nhân viên của mình tuân thủ các tiêu chuẩn cao hơn bằng cách tuân thủ luật pháp có liên quan và chính sách của doanh nghiệp.
2. Quy trình thực hiện
Điều tra nội bộ bao gồm các bước sau:
- Xác định mục đích, phạm vi, đối tượng của cuộc điều tra: Xác định rõ mục đích, phạm vi và đối tượng của cuộc điều tra để giúp nhóm điều tra tập trung vào các vấn đề cần giải quyết. Một cuộc điều tra có thể được xác định và thực hiện một cách toàn diện hoặc chỉ một khía cạnh, một số hoạt động của doanh nghiệp.
- Tạo ra kế hoạch điều tra: Lập kế hoạch điều tra chi tiết về các bước tiến hành điều tra, các nguồn tài nguyên, bên liên quan và thời gian dự kiến.
- Thu thập thông tin và dữ liệu: Thu thập các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng liên quan đến sự việc, đảm bảo tính toàn vẹn và tin cậy.
- Phân tích và đánh giá: Phân tích và đánh giá các hồ sơ, tài liệu, bằng chứng đã thu thập được để xác định các vấn đề, rủi ro hoặc hành vi vi phạm có thể đã xảy ra.
- Tóm lược kết quả điều tra: Tóm tắt kết quả điều tra trong một bản báo cáo, bao gồm các tài liệu, kết luận.
- Đề xuất giải pháp: Dựa trên kết quả điều tra, đề xuất các giải pháp khắc phục sự việc hoặc hạn chế rủi ro trong tương lai.
- Thực hiện các giải pháp: Thực hiện các hành động cần thiết hoặc theo kế hoạch để khắc phục sự cố và/hoặc hạn chế rủi ro trong một khoảng thời gian nhất định.
- Giám sát và đánh giá: Theo dõi, đánh giá và đảm bảo rằng các giải pháp được triển khai đúng cách và mang lại hiệu quả, thực hiện các giải pháp dự phòng hoặc thay thế nếu cần thiết.
3. Những khó khăn gặp phải trong quá trình điều tra nội bộ
3.1 Thiếu sự hợp tác
Trong quá trình điều tra, các nhân viên có thể không muốn cung cấp thông tin hoặc hợp tác với nhóm điều tra.
3.2 Khó khăn trong thu thập chứng cứ
Có thể gặp khó khăn trong việc thu thập đầy đủ chứng cứ để xác định hành vi vi phạm. Những chứng cứ này có thể bị ẩn, xoá hoặc bị thay đổi.
3.4 Thời gian và tài nguyên
Việc điều tra nội bộ thường tốn nhiều thời gian và tài nguyên, đặc biệt là trong những trường hợp phức tạp hoặc liên quan đến nhiều bên.
3.5 Khó khăn trong đảm bảo tính minh bạch và công bằng
Có thể có những khó khăn về việc đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình điều tra, do sự can thiệp của các bên liên quan hoặc động cơ cá nhân của các nhân viên điều tra. Đôi khi, cuộc điều tra có thể được diễn ra bí mật.
4. Những vấn đề nào không được điều tra
Ngoài ra, cần lưu ý rằng không phải tất cả các vấn đề trong doanh nghiệp đều phù hợp để điều tra nội bộ. Những vấn đề như vấn đề nhân sự, các vấn đề gia đình, và những vấn đề liên quan đến việc cá nhân của nhân viên, thì không nên điều tra nội bộ. Trong quá trình thực hiện điều tra nội bộ, cần lưu ý về tính minh bạch và tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên, đảm bảo bảo mật các thông tin của doanh nghiệp với các đối tượng khác. Tùy vào mục đích của cuộc điều tra, doanh nghiệp cần phải thông báo cho nhân viên về quá trình điều tra và mục đích của nó. Nếu cần, doanh nghiệp cũng nên tham khảo các luật và quy định liên quan để đảm bảo việc điều tra được thực hiện đúng quy trình và không vi phạm quyền riêng tư của nhân viên.
5. Những lưu ý khi tiến hành cuộc điều tra
Tính kịp thời của một cuộc điều tra sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng và mức độ phức tạp của các vấn đề được nêu ra, số lượng và sự sẵn có của nhân chứng cũng như thời gian cần thiết để thu thập bằng chứng. Tuy nhiên, điều quan trọng là tất cả các cuộc điều tra được tiến hành một cách kịp thời. Bắt đầu điều tra ngay lập tức sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và công bằng nhất có thể.
Tính bảo mật các thông tin thu được trong quá trình điều tra nội bộ phải được đặt lên hàng đầu. Các nhân viên thực hiện cuộc điều tra cần đảm bảo thông tin họ thu được chỉ được tiết lộ khi thích hợp hoặc theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra thì cũng cần lưu ý những vấn đề sau:
- Quyền lợi của người bị điều tra
- Tính minh bạch và công bằng của quá trình điều tra
- Các bên liên quan và tác động đến quá trình điều tra
6. Phần kết
Nhiều doanh nghiệp ủy thác cho luật sư nội bộ hoặc bộ phận nhân sự của họ quyền kiểm soát các cuộc điều tra nội bộ. Nhưng có nhiều lý do khiến nhiều doanh nghiệp chọn thuê cố vấn bên ngoài. Điều này phổ biến khi nhân viên thực hiện điều tra là cấp dưới của người bị điều tra hoặc có mối quan hệ cá nhân với người bị điều tra hay thậm chí có liên quan đến vấn đề điều tra. Cả hai đều làm tính độc lập của cuộc điều tra bị suy giảm, khiến nhiều doanh nghiệp phải thuê người bên ngoài thực hiện.
Điều này đặc biệt đúng đối với cố vấn bên ngoài chưa bao giờ đại diện cho doanh nghiệp. Họ thường được coi là độc lập hơn những người có liên kết trước đó. Sự độc lập này thường là một lợi ích trong các vấn đề nghiêm trọng, đặc biệt nếu doanh nghiệp quyết định tiết lộ thông tin chi tiết hoặc kết quả điều tra cho các cơ quan có thẩm quyền.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp cần lời khuyên và cố vấn về việc tiến hành điều tra nội bộ hoặc nếu bạn đã quyết định thuê một công ty luật độc lập để điều tra hành vi vi phạm được báo cáo, bạn nên liên hệ với chúng tôi để thảo luận về vấn đề và các dịch vụ chúng tôi có thể cung cấp. Chúng tôi thành thạo trong việc tiến hành một cuộc điều tra hiệu quả với sự can thiệp tối thiểu vào nhân viên và hoạt động của doanh nghiệp.
