Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử (e-contract) đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để áp dụng vì sự tiện lợi mà nó đem lại. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của hình thức hợp đồng này chỉ được đảm bảo khi doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về giao dịch điện tử và pháp luật lao động. Bài viết sau đây phân tích các vấn đề pháp lý trọng tâm để một hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực, đặc biệt trong bối cảnh từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được chính thức đưa vào vận hành. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ phần nào giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro tiềm ẩn.

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Pháp luật Việt Nam quy định rằng hợp đồng lao động điền tử vẫn có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng bản giấy nếu việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và các nội dung có liên quan trong Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Trong thực tế một số doanh nghiệp đã và đang sử dụng hình thức hợp đồng lao động điện tử để xác lập quan hệ lao động với người lao động. Việc Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử tại thời điểm hiện tại có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo khuôn khổ pháp lý đầy đủ cho hình thức hợp đồng lao động này, bảo đảm hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động, giúp việc giao kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng trở nên nhanh chóng, minh bạch, tiện lợi hơn; qua đó cũng tăng cường bảo vệ quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động, giảm rủi ro và phù hợp với xu hướng số hóa hiện nay. Tuy nhiên, để hợp đồng lao động điện tử được công nhận, có một số điểm sau cần được các bên lưu ý:

1. Người lao động và người sử dụng lao động phải sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng lao động điện tử. Thời điểm có hiệu lực của hơp đồng lao động điện tử sẽ được xác định vào lúc bên sau cùng ký số vào hợp đồng hoặc một thời điểm khác do các bên tự thoả thuận.
2. Ngoài người lao động và người sử dụng lao động, để hợp đồng lao động điện tử có thể được tạo lập, ký kết, lưu trữ,… còn cần có sự tham gia của bên thứ ba – nhà cung cấp eContract. Mặc dù không phải là chủ thể ký kết hợp đồng lao động cũng như không có quyền lợi và nghĩa vụ hợp pháp phát sinh từ quan hệ lao động, nhưng có thể nói rằng nhà cung cấp eContract lại đóng vai trò quan trọng – quyết định trọng yếu đến hiệu lưc của một hợp đồng lao động điện tử. Nghị định 337/2025/NĐ-CP có quy định cụ thể về những điều kiện về công nghệ, hạ tầng phần mềm, an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ dữ liệu,…mà Nhà cung cấp eContract phải đáp ứng. Ngoài ra, Nhà cung cấp eContract phải được phép cung cấp dịch vụ tương ứng tại Việt Nam (điều kiện tiên quyết) – giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử. Hiện tại chỉ một số nhà cung cấp mới đáp ứng được quy định này, như FPT.eContract, VNPT eContract, Viettel eContract, EFY-eContract, và MISA AMIS eContract,… do đó doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi quyết định sử dụng dịch vụ tương ứng từ một nhà cung cấp dịch vụ đáp ứng đủ điều kiện.
3. Mặc dù không có quy định trực tiếp – nhưng có thể hiểu rằng để đảm bảo một hợp đồng lao động điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận thì hợp đồng lao động điện tử này phải được gắn ID tương ứng. Để có được ID cho từng hợp đồng lao động điện tử, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm được ký kết, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi về nền tảng Hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội Vụ. Việc gửi hợp đồng lao động điện tử đã ký về cho Bộ Nội vụ (thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ này quản lý) sẽ do Nhà cung cấp eContract thực hiện. Sau khi hợp đồng đã được gắn ID, Nhà cung cấp eContract phải gửi bản hợp đồng lao động điện tử đã có gắn ID cho cả người lao động và người sử dụng lao động thông qua phương tiện điện tử phù hợp.
4. Doanh nghiệp được phép chuyển đổi qua lại giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử, tuy nhiên phải đáp ứng các điều kiện pháp lý nhất định như xác thực danh tính các bên theo quy định về định danh điện tử và bảo đảm hợp đồng điện tử sau chuyển đổi được ký số bởi người có thẩm quyền. Đồng thời, nội dung hợp đồng phải được bảo đảm chính xác, đầy đủ so với bản gốc và được gắn ID để phục vụ quản lý, truy xuất; khi đáp ứng đủ điều kiện thì hợp đồng chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương bản gốc.
5. Mọi thay đổi như sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử đều phải thực hiện theo quy trình giao kết hợp đồng điện tử, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Trường hợp hợp đồng ban đầu là bản giấy nhưng muốn xử lý bằng phương thức điện tử thì bắt buộc phải chuyển đổi sang hợp đồng điện tử trước. Ngoài ra, các tài liệu liên quan như phụ lục hợp đồng hoặc thông báo chấm dứt phải được gắn cùng ID với hợp đồng để bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch.

Quy định pháp luật về Hợp đồng lao động điện tử mở ra cánh cửa cho sự hiện đại hóa quản trị nhân sự, nhưng đi kèm với nó là trách nhiệm tuân thủ pháp luật chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cần tiếp cận một cách có hệ thống, từ khâu lựa chọn công nghệ, xây dựng quy trình đến đào tạo nội bộ, để vừa tận dụng được lợi thế số, vừa thiết lập được một nền tảng quan hệ lao động minh bạch, ổn định và đúng luật. Việc thiết lập quy trình nội bộ phù hợp, kết hợp với lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ công nghệ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, bảo đảm tuân thủ pháp luật và nâng cao tính an toàn trong quản lý quan hệ lao động.