Góp vốn bằng phần mềm là việc không còn xa lạ tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải nhà đầu tư nào cũng nắm được quy định về đối tượng góp vốn, thủ tục góp vốn và các tài liệu cần chuẩn bị cũng như công việc cần làm khi góp vốn bằng phần mềm vào công ty.
Theo quy định pháp luật, phần mềm được xem là chương trình máy tính, là loại hình tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả và hoàn toàn có thể được dùng làm tài sản góp vốn vào doanh nghiệp.
1. Định giá tài sản góp vốn
Tài sản góp vốn là phần mềm được định giá theo một trong hai phương thức sau:
1.1 Tự thỏa thuận định giá
Các thành viên, cổ đông sáng lập thỏa thuận định giá theo nguyên tắc nhất trí. Nếu tài sản góp vốn được định giá cao hơn so với giá trị thực tế tại thời điểm góp vốn thì các thành viên, cổ đông sáng lập liên đới phải chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng số chênh lệch giữa giá trị được định và giá trị thực tế của tài sản góp vốn tại thời điểm kết thúc định giá.
Ngoài ra, Cơ quan thuế có quyền yêu cầu công ty, nhà đầu tư xác định lại giá trị tài sản cố định thông qua Hội đồng định giá hoặc tổ chức có chức năng thẩm định nếu giá trị của phần mềm góp vốn không phù hợp với giá thực tế trên thị trường.
1.2 Định giá bởi tổ chức định giá chuyên nghiệp
Trường hợp tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá thì giá trị tài sản góp vốn phải được người góp vốn và doanh nghiệp chấp thuận.
Nếu tài sản góp vốn được định giá cao hơn giá trị thực tế tại thời điểm góp vốn thì người góp vốn, tổ chức định giá và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cùng liên đới chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng số chênh lệch giữa giá trị được định và giá trị thực tế của tài sản góp vốn tại thời điểm kết thúc định giá.
2. Thủ tục góp vốn
Bước 1: Định giá phần mềm và chuẩn bị tài liệu
Các nhà đầu tư và công ty (nếu có) cần thành lập một hội đồng định giá tài sản góp vốn và thỏa thuận về giá trị của phần mềm; hoặc sử dụng một tổ chức có chức năng thẩm định để định giá phần mềm. Các bên định giá thỏa thuận, thống nhất giá trị của phần mềm và hoàn thiện Biên bản định giá tài sản.
Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nhà đầu tư cần chuẩn bị các tài liệu sau đây khi góp vốn bằng phần mềm:
- Biên bản hoặc hợp đồng góp vốn vào công ty, hoặc hợp đồng liên doanh, liên kết.
- Biên bản định giá tài sản.
- Giấy tờ xác định chủ sở hữu phần mềm:
- Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả (đối với trường hợp đã đăng ký quyền tác giả); hoặc
- Tài liệu về nguồn gốc phần mềm, giấy tờ xác định chủ sở hữu phần mềm.
Bước 2: Đăng ký thành lập hoặc điều chỉnh giấy phép tại Cơ quan đăng ký đầu tư
Khi góp vốn bằng phần mềm, nhà đầu tư kê khai tài sản góp vốn ở mục tài sản khác, ghi rõ tên của tài sản là phần mềm và giá trị của phần mềm góp vốn tương ứng với biên bản định giá tài sản đã chuẩn bị, đồng thời nộp đính kèm bổ sung các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc góp vốn bằng phần mềm của nhà đầu tư vào công ty.
Do tính chất cá biệt của từng loại tài sản và cách thức hình thành, Cơ quan đăng ký đầu tư sẽ thẩm định hồ sơ và tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, yêu cầu nhà đầu tư, công ty giải trình, chứng minh quyền sở hữu của họ đối với tài sản góp vốn là phần mềm (như bản mô tả nội dung, hình thức lưu giữ, cách thức bảo vệ và phương thức sở hữu phần mềm…).
Bước 3: Chuyển quyền sở hữu phần mềm cho Công ty
Nhà đầu tư khi góp vốn bằng phần mềm phải chuyển quyền sở hữu phần mềm cho công ty. Theo đó, đối với phần mềm đã được chứng nhận đăng ký bảo hộ thì người góp vốn phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó cho doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với phần mềm không đăng ký quyền tác giả, việc góp vốn phải được thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản. Biên bản giao nhận phải có đầy đủ nội dung như: thông tin của hai bên, loại tài sản và số đơn vị tài sản góp vốn, tổng giá trị tài sản góp vốn và tỷ lệ của tổng giá trị tài sản đó trong vốn điều lệ của doanh nghiệp, ngày giao nhận và chữ ký của của các bên.
Người góp vốn phải góp vốn một cách đầy đủ và đúng hạn bằng loại tài sản như đã cam kết. Tại thời điểm góp đủ giá trị phần vốn góp hoặc thanh toán đủ số cổ phần đăng ký mua, doanh nghiệp phải cấp giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc cổ phiếu hoặc ghi tên người góp vốn vào sổ đăng ký cổ đông.
3. Một số lưu ý khi góp vốn bằng phần mềm
- Chỉ cá nhân, tổ chức là chủ sở hữu quyền tác giả đối với phần mềm mới có quyền sử dụng các tài sản đó để góp vốn.
- Chủ sở hữu quyền tác giả đối với phần mềm có thể là tác giả trực tiếp sáng tạo ra tác phẩm, các đồng tác giả, tổ chức, cá nhân giao nhiệm vụ cho tác giả hoặc giao kết hợp đồng với tác giả, người được chuyển giao quyền tác giả, hoặc người thừa kế.
- Việc xác định chủ sở hữu quyền tác giả không bắt buộc phải thông qua Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả. Trường hợp nhà đầu tư chưa đăng ký quyền tác giả, họ cần chuẩn bị các tài liệu liên quan để chứng minh nguồn gốc và quyền sở hữu của họ đối với phần mềm.
- Sau khi hoàn tất quá trình góp vốn bằng phần mềm, công ty chỉ là chủ sở hữu các quyền tài sản (quyền sao chép, phân phối, cho thuê, công bố hoặc cho phép người khác công bố phần mềm) nhưng không có các quyền nhân thân như đặt tên, đứng tên thật đối với phần mềm.
- Xác định nguyên giá tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định đối với tài sản góp vốn bằng phần mềm theo quy định của pháp luật Kế toán – Thuế.
- Khi góp vốn vào doanh nghiệp, việc cố ý định giá phần mềm không đúng với giá trị thực tế sẽ bị phạt tiền từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.
Trên đây là những lưu ý về việc góp vốn bằng phần mềm vào một tổ chức kinh tế tại Việt Nam. Các nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp cần lưu ý và nắm vững các thông tin nhằm áp dụng vào trong cấu trúc đầu tư và giao dịch một cách hợp lý để tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong tương lai.
