Lựa chọn giữa việc thuê một nhà thầu bài bản hay tự thực hiện thi công là một trong những vấn đề mà mỗi một nhà đầu tư đều băn khoăn trong giai đoạn chuẩn bị những nền tảng ban đầu cho sự hoạt động của doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, dưới góc nhìn của một đơn vị tư vấn pháp lý, chúng tôi sẽ thông tin đến các bạn những điểm cần lưu ý khi lựa chọn tự cải tạo văn phòng hay thông qua nhà thầu xét trên các khía cạnh về pháp lý.
1. Tự thi công
Nếu thực hiện tự thi công, nhà đầu tư có thể chủ động trong việc tìm kiếm nhà cung cấp vật tư phù hợp với kinh phí, và cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát số lượng, chất lượng của vật tư, hạn chế tối đa việc thất thoát và hao phí.
Bên cạnh đó với phương thức này nhà đầu tư có thể chủ động kiểm soát tiến độ công trình mà không phải phụ thuộc vào các bên khác cũng như dựa vào tình hình công ty mà thay đổi kế hoạch một cách linh hoạt.
Tuy nhiên, nhược điểm của việc tự làm chính là thường nhân sự không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công, sẽ không thể chuẩn bị được các loại bản vẽ như bản vẽ công trình, bản vẽ sơ đồ bố trí điện, mạng … Ngoài ra, do thiếu chuyên môn, nhân sự phụ trách phải mất thêm thời gian tìm kiếm thông tin, lên kế hoạch, tìm và đánh giá nhà cung cấp, lựa chọn vật tư và chuẩn bị các hồ sơ liên quan. Trong quá trình thi công cũng có thể gặp trục trặc làm hư hỏng những phần có sẵn hoặc phát sinh thêm các công việc chưa lường trước được dẫn đến mất thời gian cũng như tăng thêm chi phí so với dự toán ban đầu.
Về nhân sự, nhà đầu tư phải sắp xếp nhân sự theo dõi tiến độ, điều phối nhân công ở từng hạng mục, mua vật tư, thu thập các chứng từ cần thiết. Điều này có thể ảnh hưởng đến công việc hiện tại của công ty cũng như của nhân sự chịu trách nhiệm. Ngoài ra cũng sẽ gặp hạn chế trong việc bảo hành bảo dưỡng sau thi công.
Việc tự thực hiện chỉ phù hợp khi thi công cải tạo một phần, hoặc với những văn phòng có diện tích nhỏ, không bị yêu cầu cao trong việc cung cấp các bản vẽ. Những công trình dự án lớn cần có đội ngũ kiến trúc sư, thiết kế để giám sát và các máy móc chuyên dụng cần thiết cũng như đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật khắt khe hơn.
2. Thuê nhà thầu
Hiện nay, có rất nhiều các nhà thầu nhận thi công, cải tạo công trình. Các đối tác này có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cung cấp được các bản vẽ kỹ thuật cần thiết cũng như giúp khách hàng hoạch định ý tưởng, lên kế hoạch rõ ràng. Bên cạnh đó, các đối tác này có quy trình thi công khoa học, hợp lý, giám sát có chuyên môn giúp đảm bảo công trình hoàn thành đúng với bản vẽ đề ra.
Các gói thầu này thường được mời chào trọn gói, giúp khách hàng có ngân sách rõ ràng, cũng tránh được các chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Các hồ sơ liên quan khác, chứng từ bảo hiểm cũng được chuẩn bị đầy đủ sẵn sàng.
Tuy nhiên, nhà đầu tư sẽ phải tốn thêm chi phí dịch vụ cho nhà thầu. Đồng thời khó khăn hơn trong việc kiểm soát chi phí và số lượng vật tư cần dùng để cải tạo. Do đó, Nhà đầu tư cần kiểm tra, giám sát kỹ các hạng mục thi công cải tạo, tránh bị đề xuất những mục không hợp lý.
Thực tế, thuê nhà thầu là phương thức mà hầu hết các nhà đầu tư lựa chọn xuất phát từ sự tiện lợi của hình thức này và để loại trừ các rủi ro cho nhà đầu tư từ việc thuê nhà thầu thi công, nhà đầu tư cần lưu ý:
- Đánh giá năng lực của Nhà thầu dựa trên các công trình mà nhà thầu này đã thi công;
- Rà soát Hợp đồng thi công đặc biệt lưu ý đến điều khoản về tiến độ thi công, cam kết của nhà thầu khi không đạt tiến độ, vấn đề nghiệm thu và thanh toán, việc thanh toán nên được tiến hành từng đợt tương ứng với khối lượng công việc đã được nghiệm thu. Phạt hợp đồng do chậm tiến độ hay vi phạm các điều khoản khác trong Hợp đồng cũng là một điều khoản cần được ghi nhận với mức phạt cụ thể. Lưu ý rằng mức phạt trong phạm vi xây dựng khác với mức phạt trong hoạt động mua bán.
- Đối với những nhà thầu phụ trách luôn việc cung cấp vật tư thì điều mà nhà đầu tư cần lưu ý “chất lượng sản phẩm” theo đó nhà đầu tư cần đưa ra những tiêu chuẩn mà nhà đầu tư mong muốn đối với các vật tư bao gồm tên gọi, chủng loại, kích thước, nhà sản xuất, xuất xứ, tiêu chuẩn kỹ thuật kèm theo… Tất cả phải được ghi nhận trong Hợp đồng hoặc phụ lục kèm theo đồng thời thể hiện trách nhiệm bồi thường của nhà thầu khi chất lượng vật tư không đạt theo thỏa thuận.
Nhà đầu tư cần tìm hiểu kỹ và lựa chọn ra một số nhà thầu tiêu biểu, có danh tiếng. Sau đó phân tích hồ sơ năng lực, các ưu – nhược điểm của từng đơn vị, tham khảo các công trình thực tế họ đã thi công để có cái nhìn và đánh giá khách quan trước khi lựa chọn hợp tác.
Bên cạnh đó, Quý khách cần chú ý kiểm tra, rà soát các nội dung, điều khoản về bảo hành bảo dưỡng sau khi hoàn thành.
Lưu ý quan trọng là dù nhà đầu tư lựa chọn tự thi công hay thuê thầu trọn gói, doanh nghiệp đều được yêu cầu phải mua bảo hiểm thi công và đặt cọc phi phí phòng trường hợp phát sinh rủi ro thi công.
