Văn phòng đại diện là một hình thức hiện diện phổ biến của thương nhân nước ngoài khi có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trước khi quyết định thực hiện kinh doanh tại Việt Nam. Sau một khoảng thời gian thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam, một số thương nhân nước ngoài sẽ có nhu cầu thay đổi địa chỉ của trụ sở Văn phòng đại diện. Lý do dẫn đến nhu cầu thay đổi thông thường là do hợp đồng thuê trụ sở tại địa điểm cũ hết hạn, hoặc thương nhân không còn nhu cầu sử dụng địa chỉ đó vì những bất lợi về vị trí, giá cả thuê, … Lúc này, thương nhân nước ngoài cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện. Vậy thủ tục thay đổi trụ sở Văn phòng đại diện có những điểm gì cần lưu ý, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây.
Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, có hai trường hợp thay đổi trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:
(i) Trường hợp thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý, thương nhân nước ngoài sẽ tiến hành thủ tục điều chỉnh Giấy phép;
(ii) Trường hợp chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, thương nhân nước ngoài sẽ tiến hành thủ tục xin cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
1. Điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:
- Đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép;
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản chính Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
- Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên và trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài có văn phòng đại diện nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao sẽ nộp hồ sơ tại Sở Công Thương. Trường hợp văn phòng đại diện nằm trong các khu vực nêu trên, hồ sơ sẽ được nộp tại Ban quản lý của khu vực đó.
2. Cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Trước khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan cấp phép tại nơi chuyển đến, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cơ quan cấp phép tại nơi chuyển đi.
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi gồm có:
- Đơn đề nghị chấm dứt hoạt động;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên để tiến hành nộp tại cơ quan cấp phép văn phòng đại diện nơi chuyển đi. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện. Sau khi nhận được kết quả là thông báo chấm dứt, doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại Giấy phép tại cơ quan cấp phép nơi đặt trụ sở mới.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:
- Đơn đề nghị cấp lại giấy phép;
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gửi cho Cơ quan cấp phép tại nơi chuyển đi;
- Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp;
- Hợp đồng thuê trụ sở hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Bên cạnh đó, thương nhân nước ngoài cũng cần lưu ý thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi. Nếu quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Như vậy, từ các quy định trên, có thể thấy việc thay đổi trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không phải là một thủ tục đơn giản mà cần phải có sự tìm hiểu, xem xét và đánh giá trước khi thực hiện để đảm bảo việc thay đổi được tiến hành đúng với quy định của pháp luật. Nếu không nắm rõ các quy định của pháp luật liên quan, thương nhân nước ngoài sẽ đứng trước rủi ro vi phạm quy định dẫn đến việc có thể bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng đại diện.
