Ghi hoá đơn không đúng cách có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính. Khi lập hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật về các nguyên tắc lập hóa đơn, cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp được người mua sử dụng để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ hoặc được bồi thường thiệt hại hoặc được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua, bán hàng hóa, dịch vụ của cả hai bên. Việc lập sai hóa đơn có thể gây thiệt hại không những cho người mua mà còn đối với cả người bán.
Bên cạnh đó, với bối cảnh hiện tại, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử nên doanh nghiệp cần nắm rõ một số vấn đề dưới đây liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử:
1. Về nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
- Người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất), xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa);
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải được điền đầy đủ thông tin theo quy định.
- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên quan từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
2. Về cách điền một số nội dung cụ thể trên hóa đơn
2.1 Thời điểm lập hóa đơn điện tử
- Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Cũng cần lưu ý rằng thời điểm lập hóa đơn phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Trên đây là quy định chung về thời điểm lập hóa đơn, tùy từng trường hợp cụ thể mà pháp luật có quy định về thời hạn lập hóa đơn khác nhau.
- Doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị phạt cảnh cáo nếu hành vi này không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ hoặc bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
2.2 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Trên mẫu hóa đơn điện tử đã có sẵn tên, mã số thuế và địa chỉ của bên bán, khi sử dụng, doanh nghiệp chỉ cần điền vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng”.
- Mã số thuế của người mua có thể được điền hoặc bổ trống tùy thuộc vào việc người mua đó có mã số thuế tại Việt Nam hay không.
- Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200 ngàn đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
2.3 Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Tên hàng hóa, dịch vụ phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, dịch vụ thì sẽ có những yêu cầu khác nhau trong việc được ghi nhận trong hóa đơn, ví dụ dịch vụ ăn uống, hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu,..
- Về đơn vị tính, người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa – đơn vị tính ở đây là đơn vị đo lường, đối với dịch vụ, đơn vị tính được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ phải được ghi bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình,…thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Về đơn giá hàng hóa dịch vu, người bán ghi đơn giá theo đơn vị tính. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
2.4 Cách viết Thuế suất thuế giá trị gia tăng
Thuế suất thuế GTGT thể hiện trên hóa đơn điện tử là thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Lưu ý một số trường hợp như sau:
- Đối với hàng hóa, dịch vụ không chịu hoặc được miễn thuế GTGT thì doanh nghiệp chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất, số thuế GTGT không ghi và bỏ trống.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại thì trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ thì trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại thì trên hóa đơn ghi giá bán đã chiết khấu, thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.
2.5 Tiêu thức về chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
2.6 Đơn vị tiền ghi trên hóa đơn
- Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập và bằng chữ tiếng Việt.
- Trường hợp doanh nghiệp được thu ngoại tệ theo quy định pháp luật thì ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD (mười nghìn đô la Mỹ).
- Doanh nghiệp đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
- Doanh nghiệp phải ghi đúng và đầy đủ các tiêu thức bắt buộc nêu trên. Trường hợp không ghi đủ, doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo nếu các nội dung này không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ hoặc có thê bị phạt tiền lên đến 8 triệu đồng.
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử
Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cơ bản trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ.
- Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn mới và điền đầu đủ thông tin của hóa đơn vào trường tương ứng.
- Bước 3: Sau khi điền chính xác các thông tin cần thiết, nhấn chọn Ký để ký hóa đơn (Lưu ý: không có Token thì không ký được hóa đơn).
- Bước 4: Sau khi ký thành công thì hóa đơn điện tử đã được xuất sẽ được tự động gửi đến cơ quan thuế để xin mã. Doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái của hóa đơn vừa ký để xem đã được cơ quan thuế cấp mã hay chưa để tránh rủi ro có liên quan. Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý rằng, hóa đơn điện tử sau khi được cấp mã sẽ chỉ được tự động gửi đến địa chỉ thư điện tử của người mua trong trường hợp trường thông tin liên quan đã được điền khi lập hóa đơn. Trường hợp trường thông tin này bị bỏ trống, người bán phải lưu ý để cung cấp hóa đơn cho người mua theo đúng quy định.
4. Xử lý đối với hóa đơn lập sai
4.1 Các trường hợp lập hóa đơn sai
Được chia thành 3 trường hợp cơ bản nhất dưới đây:
- Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai
Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
- Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai
Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, cần lưu ý lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp này.
- Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…
4.2 Phương án giải quyết
Người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót; hoặc
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
Doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc lập hóa đơn, cách ghi các tiêu thức trên hóa đơn đúng quy định nhằm tránh các vi phạm trong lĩnh vực quản lý và sử dụng hóa đơn.
