2 quy định cần nắm khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Việt Nam đã trở thành điểm đến hấp dẫn cho các doanh nghiệp quốc tế, nơi tiềm năng phát triển được đánh giá cao. Để tận dụng những cơ hội đầy hứa hẹn này, nhiều thương nhân nước ngoài đã quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của mình nhằm tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại trước khi tiến hành đầu tư kinh doanh tại Việt Nam. Bài viết sau đây cung cấp một số thông tin chính liên quan đến hoạt động thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“VPĐD”) là VPĐD tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài, do thương nhân nước ngoài thành lập nhằm mục tiêu thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập VPĐD trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Lưu ý: VPĐD tại bài viết này được hiểu là văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, nội dung của bài viết này không áp dụng đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập tại Việt Nam.

2. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập VPĐD

2.1 Điều kiện với thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập VPĐD khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp không phù hợp thì việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
• Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

2.2 Điều kiện với người đứng đầu VPĐD

Người đứng đầu VPĐD không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài.
• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác.
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác.
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

2.3 Giới hạn của VPĐD

• Thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập VPĐD của mình tại Việt Nam trong phạm vi cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một VPĐD trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài, và được gia hạn nhiều lần khi Giấy phép hết hạn.

3. Hồ sơ thành lập VPĐD

Thương nhân nước ngoài chuẩn bị và nộp một bộ hồ sơ, bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD.
• Bản hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD.
• Văn bản chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất: Bản hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch có chứng thực báo cáo tài chính kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận.
• Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu VPĐD: Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).

Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở VPĐD

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở VPĐD.
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD.

Như vậy, thông qua việc nắm bắt một số nội dung đáng chú ý liên quan đến định nghĩa, điều kiện và hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể tự tin hơn trong việc khám phá và khai thác thị trường Việt Nam, một đất nước năng động với tiềm năng kinh tế ngày càng phát triển. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin tại bài viết này đã mang lại cái nhìn tổng quan và giúp độc giả hiểu rõ hơn về quá trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.